CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS


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1 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE RETALHULEU, DEL DEPARTAMENTO DE RETALHULEU AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

2 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor José Luis Galindo De León Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Contralora General de Cuentas y en cumplimiento de lo regulado en la literal k) del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, hago de su conocimiento de manera oficial el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

3 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor José Luis Galindo De León Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Calidad de Gasto Público y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

4 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor José Luis Galindo De León Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal En mi calidad de Subcontralor de Probidad y en cumplimiento de lo regulado en la literal k), del artículo 13 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, conforme la delegación que oportunamente me fue otorgada, hago de su conocimiento de manera oficial, el informe de auditoría realizado por los Auditores Gubernamentales que oportunamente fueron nombrados para el efecto y quienes, de conformidad con el artículo 29 de la precitada Ley Orgánica, son responsables del contenido y efectos legales del mismo. Sin otro particular, atentamente.

5 CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS MUNICIPALIDAD DE RETALHULEU, DEL DEPARTAMENTO DE RETALHULEU AUDITORÍA FINANCIERA Y PRESUPUESTARIA PERÍODO AUDITADO DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE DE 2012 GUATEMALA, MAYO DE 2013

6 ÍNDICE Página 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal 1.2 Función 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA 3. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Específicos 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera Limitaciones al Alcance Otras Limitaciones 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General Estado de Resultados Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Plan Anual de Auditoría Convenios Donaciones Préstamos Transferencias Sistemas informáticos utilizados por la Entidad 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

7 6.2 Estado de Resultados 6.3 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos 6.4 Notas a los Estados Financieros 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA 8. SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO 10. COMISIÓN DE AUDITORÍA 11. INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) 11.2 Visión (Anexo 2) 11.3 Estructura Orgánica (Anexo 3) 11.4 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4) 11.5 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5) 11.6 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6) 11.7 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7) 11.8 Reporte de Ejecución Presupuestaria de Egresos por Fuente de Financiamiento con Afectación Específica y Grupo de Gasto (Anexo 8)

8 Guatemala, 27 de mayo de 2013 Señor José Luis Galindo De León Alcalde Municipal Su despacho Señor(a) Alcalde Municipal El (Los) Auditor(es) Gubernamental(es) designados de conformidad con el (los) Nombramiento(s) No. (Nos.) DAM de fecha 30 de agosto 2012 he (hemos) efectuado, en la (el) Municipalidad de Retalhuleu, del Departamento de Retalhuleu con el objetivo de evaluar la razonabilidad de la información financiera, los resultados y la ejecución presupuestaria de ingresos y egresos, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de Nuestro examen incluyó la evaluación de la estructura de control interno de la, la ejecución presupuestaria de ingresos en sus diferentes conceptos y de egresos a nivel de programas, actividades, proyectos, grupos y renglones presupuestarios de gastos, cuentas de activo, pasivo, patrimonio y resultados, mediante la aplicación de pruebas selectivas, de acuerdo a las áreas críticas, considerando la materialidad e importancia relativa de las mismas, y como resultado del trabajo realizado se detectaron aspectos importantes que merecen ser mencionados, los cuales se describen a continuación: HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO Área Financiera Falta de control en el almacén Cuentas bancarias no canceladas Deficiente control de expedientes en adquisiciones de bienes, servicios y obras

9 HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO DE LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Incumplimiento a la legislación vigente Inexistencia de Plan Anual de Compras Falta de memoria anual de labores Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales La comisión de auditoria nombrada se integra por los auditores: Lic. Sergio Rivelino Vail Vasquez (Coordinador) y Lic. Walter Augusto Merida Castillo (Supervisor). El (Los) hallazgo(s) contenido(s) en el presente informe, fue (fueron) discutido(s) por la comisión de auditoria con las personas responsables. Los comentarios y recomendaciones que se determinaron se encuentran en el informe de auditoría adjunto. Atentamente, ÁREA FINANCIERA Lic. SERGIO RIVELINO VAIL VASQUEZ Coordinador Gubernamental Lic. WALTER AUGUSTO MERIDA CASTILLO Supervisor Gubernamental

10 1 1. INFORMACIÓN GENERAL 1.1 Base Legal El municipio es una institución autónoma del derecho público, tiene personalidad jurídica y capacidad para adquirir derechos y contraer obligaciones, para el cumplimiento de sus fines en los términos legalmente establecidos y de conformidad con sus características multiétnicas, pluriculturales y multilingües. La autoridad del municipio, en representación de sus habitantes, es ejercida mediante el Concejo Municipal, el cual está integrado con el Alcalde, Síndicos y Concejales, electos directamente por sufragio universal y secreto para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El Alcalde es el encargado de ejecutar y dar seguimiento a las políticas, planes, programas y proyectos autorizados por el Concejo Municipal. La municipalidad con sus dependencias administrativas, es el ente encargado de prestar y administrar los servicios públicos municipales. Su ámbito jurídico se encuentra regulado en la Constitución Política de la República, artículos 253, 254, 255 y 257 y el Decreto del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal. 1.2 Función El municipio, para la gestión de sus intereses, en el ámbito de sus competencias, puede promover toda clase de actividades económicas, sociales, culturales, ambientales, y prestar cuantos servicios contribuyan a mejorar la calidad de vida, a satisfacer las necesidades y aspiraciones de la población del municipio. Entre las competencias propias del municipio se citan las siguientes: Formular y coordinar políticas, planes y programas relativos al abastecimiento domiciliario de agua; alcantarillado; alumbrado público; mercados; rastros; administración y autorización de cementerios; limpieza y ornato; al tratamiento de desechos y residuos sólidos; pavimentación de vías urbanas y su mantenimiento; regulación del transporte; gestión de biblioteca, parques y farmacias municipales; servicio de policía municipal; generación de energía eléctrica; delimitación de áreas para el funcionamiento de ciertos establecimientos comerciales; reforestación para la protección de la vida, salud, biodiversidad, recursos naturales, fuentes de agua y luchar contra el calentamiento global; y otras que le sean trasladadas por el Organismo Ejecutivo.

11 2 2. FUNDAMENTOS DE LA AUDITORÍA La auditoría se realizó con base en: La Constitución Política de la República de Guatemala, según lo establecido en sus artículos 232 y 241. El Decreto Número Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, artículos 2 Ámbito de Competencia y 4 Atribuciones. Las Normas Internacionales de Auditoría, Normas de Auditoría del Sector Gubernamental y las Normas Generales de Control Interno. Nombramiento DAM de fecha 30 de agosto OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA 3.1 Área Financiera Generales Evaluar la razonabilidad de los Estados Financieros correspondientes al Balance General, Estado de Resultados, Notas a los Estados Financieros y Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, así como la estructura del control interno y el cumplimiento de normas, leyes, reglamentos y otros aspectos aplicables Específicos Evaluar la estructura de control interno establecida en la entidad aplicable al proceso contable, presupuestario y de tesorería. Verificar la razonabilidad de los saldos que presenta el Balance General en las cuentas de activo, pasivo y patrimonio de acuerdo a la materialidad o importancia relativa. Verificar la razonabilidad de los ingresos y gastos corrientes revelados en el Estado de Resultados. Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado razonablemente atendiendo a los principios de legalidad, economía, eficiencia y eficacia.

12 3 Evaluar que el presupuesto de ingresos y egresos se haya ejecutado de acuerdo al Plan Operativo Anual -POA- y de conformidad con los clasificadores presupuestarios establecidos, cumpliendo con las leyes, reglamentos, normas y metodologías aplicables. Comprobar que los registros presupuestarios de ingresos y egresos, transacciones administrativas y financieras sean confiables, oportunos y verificables de acuerdo a las normas presupuestarias y contables aplicables y se encuentren debidamente soportados con la documentación legal correspondiente. Verificar que las modificaciones presupuestarias se hayan sometido al proceso legal establecido y contribuyan al cumplimiento de los objetivos y metas de la entidad. Verificar que las obras de inversión en infraestructura física ejecutadas cumplan con los aspectos legales, administrativos y financieros. 4. ALCANCE DE LA AUDITORÍA 4.1 Área Financiera El examen comprendió la evaluación de la estructura de control interno y la revisión de las operaciones, registros y documentación de respaldo presentada por los funcionarios y empleados de la Municipalidad de Retalhuleu, del Departamento de Retalhuleu, correspondiente al período comprendido del 01 de enero al 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la muestra seleccionada; con énfasis en las Cuentas de Balance General siguientes: Bancos, Propiedad y Planta en Operación, Bienes de uso Común, otras cuentas a pagar a corto plazo. Transferencias y Contribuciones De Capital Recibidas. Del Estado de Resultados, en el área de Ingresos, las siguientes cuentas: Venta de Servicios. y del área de gastos, las cuentas Bienes y Servicios. Del Estado de Liquidación de la Ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos, del área de Ingresos, los siguientes rubros: Transferencias Corrientes del Sector Público de la Administración Central y Transferencias de Capital del Sector Público. Del área de Egresos, los Programas siguientes: 01 Actividades Centrales, 1 Servicios No personales, considerando los eventos relevantes de acuerdo a los Grupos de Gasto siguientes: 01 Servicios no Personales, mediante la aplicación de pruebas selectivas. Asimismo, se verificaron los documentos legales que respaldan las modificaciones

13 4 presupuestarias para establecer el presupuesto vigente aprobado para los programas presupuestarios y se verificó el Plan Operativo Anual así como el Plan Anual de Auditoría. Limitaciones al Alcance La información solicitada a la Municipalidad de Retalhuleu, fue presentada a la comisión de Auditoria lentamente, haciendo con ello limitar el alcance del trabajo de Auditoria. Otras Limitaciones La presencia del Auditor Interno en la Municipalidad de Retalhuleu durante el tiempo de comisión fue de un 50%, limitaron la confiabilidad y certeza de la información financiera presentada. 5. INFORMACIÓN FINANCIERA, PRESUPUESTARIA Y OTROS ASPECTOS EVALUADOS 5.1 Información Financiera y Presupuestaria Balance General De acuerdo con el alcance de auditoría se evaluaron cuentas del Balance General que por su importancia fueron seleccionadas, siendo las siguientes: Bancos Al 31 de diciembre de 2012, la Cuenta No. 1112, Bancos, presenta disponibilidades de efectivo por un valor de Q.10,170,328.04, integrada por 2 cuentas bancarias como se resume a continuación: Una Cuenta Única del Tesoro (CUT), Cuenta de Fideicomisos Admón. y pago Empresa Eléctrica/INDE. Los saldos individuales de las cuentas bancarias según los registros contables de la municipalidad, fueron conciliados con los estados de cuentas emitidos por los bancos al 31 de diciembre de 2012 correspondientes a cada cuenta. Propiedad, Planta, Equipo en Operación Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 presenta un saldo de Q.73,543,712.72, integrado por las siguientes cuentas: Edificios e Instalaciones, Inventario Municipal Q.43,635, Inventario Empresa Eléctrica Q.29,908, los saldos de las cuentas según el Balance General, concilian con los registros del Inventario General de la Municipalidad a esa fecha.

14 5 Otras Cuentas a Pagar a Corto Plazo Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta No.1230 Corresponde al IVA DEBITO FISCAL antes del impuesto a pagar realizado a usuarios de energía eléctrica. Que asciende a la cantidad de Q.2,988, Transferencias y Contribuciones de Capital Recibidas Al 31 de diciembre de 2012, la cuenta 3111 Corresponden a los recursos acumulados, recibidos de las entidades del sector público, privado u otras, destinados a la ejecución de proyectos de inversión física o social, provenientes de transferencias de capital recibidas por aporte de Gobierno Central y Concejo de Desarrollo; el monto acumulado en el balance general al 31 de diciembre 2012 asciende a la cantidad de Q. 246,012, habiendo capitalizado durante el ejercicio la cantidad de Q.44,352, Estado de Resultados INGRESOS Y GASTOS INGRESOS VENTA DE SERVICIOS Las ventas que se muestran en el Estado de Resultados, reflejan las ingresos correspondiente a ingresos del 31 de diciembre El total de los ingresos por venta de servicios ascienden a la cantidad de Q.33,204,086.51, según Cuenta No GASTOS Bienes y Servicios Los gastos que se muestran en el Estado de Resultados, reflejan las erogaciones provenientes de la gestión municipal correspondiente al 31 de diciembre por concepto de bienes y servicios. El total ascienden a la cantidad de Q. 48,158,784.66, según Cuenta No Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Municipalidad, para el ejercicio fiscal

15 6 2012, fue aprobado mediante Acuerdo del Concejo Municipal de fecha 12 de diciembre de 2011, mediante Acuerdo No La liquidación de la ejecución del Presupuesto de Ingresos y Egresos del ejercicio fiscal 2012, fue aprobada conforme Acuerdo del Concejo Municipal de Fecha 15 de enero de 2013, mediante Acta No Ingresos El Presupuesto de Ingresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q.61,071,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q.66,352,353.54, para un presupuesto vigente de Q.127,423,353.54, ejecutándose la cantidad de Q90,958, (71%), en las diferentes clases de ingresos especificas siguientes: Ingresos Tributarios Q.5,160,103.47, Ingresos no Tributarios Q.1,898,523.22, Venta de Bienes y Servicios de la Administración Pública Q.1,175,950.31, ingresos de Operación Q.32,170, Rentas de la Propiedad Q.583,105.62, Trasferencias Corrientes Q.5,615,651.19, Transferencias de Capital Q.44,352, este último rubro representa un 49% de los ingresos percibidos en el ejercicio fiscal. Egresos El Presupuesto de Egresos asignado para el ejercicio fiscal 2012, ascendió a la cantidad de Q61,071,000.00, el cual tuvo una ampliación de Q66,352,353.54, para un presupuesto vigente de Q127,423,353.54, ejecutándose la cantidad de Q112,510, (88%), a través de los programas específicos siguientes: En el Programa 01 Actividades Centrales, la cantidad Q.58,776,319.75, en el Programa 11 Servicios Públicos Municipales, la cantidad Q.3, 461,383.27, en el programa 12 Red Vial la cantidad de Q.27,662,411.48, en el programa 13 Gestión de la Educación la cantidad de Q.2,098, en el programa 14 Seguridad y Vigilancia la cantidad de Q.2,087,932.23, en el programa 15 Salud y Medio Ambiente la cantidad de Q.14,675,695.96, en el programa 16 Fomento a la Cultura y Deporte la cantidad de Q.297, y en el Programa 99 Partidas no Asignables a Programas, la cantidad Q.3,451,148.80, de los cuales el programa 1 es el más importante con respecto a la ejecución y representa un 52.1% de la misma. Modificaciones Presupuestarias La Municipalidad realizó ampliaciones presupuestarias por un valor de Q.66,352,353.54, y transferencias por un valor de Q.12,646,343.12, verificándose que las mismas fueron autorizadas por el Concejo Municipal y registradas adecuadamente en Módulo de Presupuesto del Sistema Contable.

16 7 5.2 Otros Aspectos Plan Operativo Anual Se comprobó que el Plan Operativo Anual, fue actualizado por las ampliaciones y transferencias presupuestarias realizadas en el período auditado, así mismo se verificó que se cumplió con presentar el mismo a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo establecido para el efecto Plan Anual de Auditoría El Plan Anual de Auditoría Interna, fue autorizado por la máxima autoridad de la Municipalidad y trasladado a la Contraloría General de Cuentas, en el plazo correspondiente Convenios La Municipalidad de Retalhuleu reportó que al 31 de diciembre 2012, tiene convenio de pago No. 665/2005 de fecha 13 de mayo de 2005, con el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social (IGSS) por la cantidad de Q.3,030, Donaciones La Municipalidad de Retalhuleu reportó que durante el ejercicio 2012, no recibió donaciones Préstamos En el ejercicio fiscal 2012, la Municipalidad no percibió ingresos en concepto de préstamos Transferencias La Municipalidad no reportó transferencias o traslados de fondos a diversas entidades u organismos, durante el período Sistemas informáticos utilizados por la Entidad Sistema Integrado de Administración Financiera SIAFMUNI y SICOINGL

17 8 6. ESTADOS FINANCIEROS 6.1 Balance General

18 9 6.2 Estado de Resultados

19 Estado de Liquidación del Presupuesto de Ingresos y Egresos

20 Notas a los Estados Financieros

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29 20 7. RESULTADOS DE LA AUDITORÍA HALLAZGOS RELACIONADOS CON EL CONTROL INTERNO

30 21 Área Financiera Hallazgo No. 1 Falta de control en el almacén Condición De conformidad con la información proporcionada la municipalidad los diferentes departamentos o dependencias municipales se encuentran bien sistematizados al SICOIN con excepción de la unidad de almacén pues esta es la única que lleva los controles sin una computadora para hacer sus registros y reportes que le permitan conocer los montos globales de ingresos como de egresos al almacén. Criterio El Manual de Administración Financiera Municipal MAFIN versión 1 en numeral 1.4 Reportes de Almacénestablece: El Guardalmacén elaborará mensualmente, un detalle de las existencias de almacén debidamente valorizado y totalizado y lo enviará a la tesorería municipal, al cual adjuntará las copias respectivas Recepción de Bienes y Solicitudes y Entrega de Bienes/Servicios, al final de este reporte, se consignará la siguiente información: El saldo para el mes siguiente, tiene que quedar integrado, comprobándose por medio del detalle de bienes y/o artículos que se encuentran en existencia al finalizar el mes. Es parte de la rutina, la fecha y firma del Guardalmacén. Causa No se cuenta con un control adecuado al no tener implementado los registros que competen a la unidad de almacén. Efecto No se tiene control de materiales y suministros en existencia así como lo entregado a cada dependencia municipal. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones a la Directora de AFIM, para que a la brevedad posible, se implementen los controles correspondientes en la unidad de almacén. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 15 de febrero de 2013 manifiestan: Como se lo hemos reiterado en los comentarios anteriores hemos sido muy cuidadosos en darle cumplimiento a los aspectos legales establecidos en las leyes que rigen nuestro actuar, la persona que estaba a cargo de almacén en varias oportunidades se le

31 22 facilito el equipo de computo en esta oficina para facilitar su trabajo, pero siempre se negaba a utilizarlo y ubicarse en este lugar de trabajo e incluso en el año fue sancionado precisamente por el incumplimiento de su actividad laboral.como acción correctiva el Concejo Municipal ha tomado varias decisiones con llamadas de atención verbal y por escrito, por lo que actualmente se tomo la decisión a principios del mes de enero del presente año de realizar el cambio de esta persona y colocar a un nuevo encargado de almacén con mejor capacidad de trabajo y con el equipo necesario para el desempeño de su actividad laboral. A si como ya se le ha brindado la capacitación y asesoría necesaria para la ejecución de su actividad. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los responsables aceptan haber incumplido en los aspectos señalados. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 21, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE LUIS GALINDO DE LEON 4, DIRECTORA AFIM MAYRA SUCELY LOPEZ SOLIS 4, Total Q. 8, Hallazgo No. 2 Cuentas bancarias no canceladas Condición Se determinó que al momento de revisar la cuentas de bancos al 31 de diciembre del año 2012, existen dentro del sistema SICOIN GL; como lo demuestra el reporte Caja Consolidado Diario por Cuenta Corriente ; cuarenta cuentas con saldo cero, que corresponden a proyectos desarrollados con el Consejo Departamental de Desarrollo; que aún no han sido dadas de baja dentro del sistema. Criterio El Acuerdo Interno No.09-03, Normas Generales de Control Interno Gubernamental aprobadas por la Contraloría General de Cuentas conforme la Norma 6.14 ADMINISTRACIÓN DE CUENTAS BANCARIAS, establece: El Ministerio de Finanzas Públicas, a través de la Tesorería Nacional y las unidades especializadas de cada ente público, son responsables de cumplir con las normas y procedimientos que permitan alcanzar la eficiencia, eficacia y transparencia en el

32 23 manejo de las disponibilidades de efectivo, a través de cuentas bancarias. Como parte de la descentralización y desconcentración del sistema de tesorería, la Tesorería Nacional y unidades especializadas, deben aperturar cuentas bancarias que operen como cuenta única, que provea de fondos según su destino, a las distintas cuentas bancarias con que operan las unidades ejecutoras de las entidades públicas. Y la Norma 6.15 CONTROL DE CUENTAS BANCARIAS, establece : El Ministerio de Finanzas Públicas a través de la Tesorería Nacional como ente rector del Sistema de Tesorería, debe emitir normas y crear mecanismos, que le permitan ejercer el control sobre todas la cuentas bancarias del sector público. Las autoridades superiores de las entidades del sector público, velarán porque las unidades ejecutoras reporten a la unidad especializada en las fechas y forma establecida en la normativa interna, las cuentas bancarias que utilizan para la administración de la disponibilidad interna, las cuentas bancarias que utilizan para la administración de la disponibilidad de efectivo. Además deben velar porque las unidades especializadas cumplan con la normativa y los procedimientos establecidos por la Tesorería Nacional, en lo relativo al estatus y movimiento de las cuenta bancarias entre otros. Causa La Directora de AFIM no efectuó el seguimiento de las cuentas bancarias, que tienen saldo cero, y que por lo mismo deben solicitar la cancelación a los bancos y desaparecer del SICOIN GL. Efecto Se presentan varias hojas del reporte de Caja Consolidado Diario por Cuenta Corriente, provocando pérdida de tiempo en llevar el control respectivo del movimiento bancario cuando en realidad son pocas las cuentas que tienen movimiento Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones, a la Directora de la Administración Financiera Integrada Municipal, mantenga siempre actualizado el Sistema de Contabilidad Integrada especialmente el componente de bancos y de aquellas que su saldo es cero solicitar la cancelación oportuna al banco. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 15 de febrero de 2013 manifiestan: Dentro del sistema integrado de contabilidad (SICOIN/GL) lo que corresponde al registro de cuentas Bancarias habilitadas para el manejo de los pagos que corresponden al Concejo Departamental de Desarrollo (CODEDE) para las obras que se ejecutaron en el ejercicio fiscal dos mil once (2011) fueron canceladas en el mes de mayo y Junio del dos mil doce (mayo-junio 2012) fueron eliminadas totalmente del PGRITO 2 del sistema. Únicamente las cuentas bancarias. Las que fueron utilizadas para las

33 24 obras que se ejecutaron con fondos del Concejo Departamental de Desarrollo del ejercicio fiscal 2012 fueron creadas dentro del sistema en el mes de julio dos mil doce (jul-2012) de acuerdo a los aportes trasladados.- Esto se puede determinar en el reporte generado y denominado caja de movimiento diario PGRIT02, lo que corresponde ejecutar dentro del sistema a esta dependencia de Dirección Financiera Municipal. Con estos comentarios deseamos indicarle que nuestra actividad fue realizada en el momento oportuno y lo que corresponde con nuestra obligación y que está dentro de las funciones habilitadas dentro de este sistema. Con relación a las cuentas escriturales deben ser eliminadas por los consultores junior en municipalidades del Sicoin/GL, nombrados por el Ministerio de Finanzas Publicas y que son los datos que se reflejan dentro del reporte denominado Caja Consolidada. PGRIT01 y que son conocidas con el nombre de cuentas escriturales no se pueden eliminar porque existen como referencia del historial del Proyecto de cada año. Como acción correctiva se le solicitara nuevamente al consultor junior de municipalidades del Sicoin/GL para la eliminación total de estas cuentas escriturales dentro del sistema. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los responsables aceptan los aspectos señalados. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales DIRECTORA AFIM MAYRA SUCELY LOPEZ SOLIS 3, Total Q. 3, Hallazgo No. 3 Deficiente control de expedientes en adquisiciones de bienes, servicios y obras Condición Al verificar la documentación del Contrato No , Construcción Sistema de Alcantarillado Sanitario entrada Colonia el Bosque Calzada las Palmas zona 6 Retalhuleu del departamento de Retalhuleu, valor con IVA Q. 800, sin IVA Q. 714,285.71, incumplieron con presentar la declaración jurada del ISR, y Registró, no tiene especificaciones generales Tributario Unificado de la empresa ganadora el expediente no cuenta con documentación en un solo expediente si no por separado entre Dirección AFIM, y la Dirección de Planificación Municipal y el

34 25 registro de la información mensualmente en el módulo de seguimiento físico y financiero del Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP) de SEGEPLAN la información de avances físicos y financieros. Criterio El Acuerdo Número 09-03, del Jefe de la Contraloría General de Cuentas, Normas Generales de Control Interno Gubernamental, en el numeral 2 Normas Aplicables a los Sistemas de Administración General, en el sub numeral 2.6 Documentos de Respaldo manifiesta que: "Toda operación que realicen las entidades públicas, cualesquiera que sea su naturaleza, debe contar con la documentación necesaria y suficiente que la respalde. La documentación de respaldo promueve la transparencia y debe mostrar que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y control de la entidad; por tanto contendrán la información adecuada, por cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y resultados de cada operación para facilitar su análisis". El Decreto Numero , del Congreso de la República de Guatemala Ley del Presupuesto General de Ingresos y Egresos del Estado para el Ejercicio Fiscal dos mil doce, artículo 48. Información del Sistema Nacional de Inversión Pública e informes de calidad del gasto y rendición de cuentas. La Secretaría de Planificación y Programación de la Presidencia, pondrá a disposición de los ciudadanos guatemaltecos, a través de su sitio de internet, la información de los proyectos de inversión pública contenida en el Sistema Nacional de Inversión Pública (SNIP), tomando como base la información de programación y de avance físico y financiero que las Entidades responsables de los proyectos le trasladen, según tiempos establecidos. Las Entidades de la Administración Central, Descentralizadas y Autónomas, incluyendo las Municipalidades y sus empresas, así como cualquier persona nacional o extranjera que por delegación del Estado reciba o administre fondos públicos, según convenio o contrato suscrito o ejecute proyectos a través de fideicomiso, deberá registrar mensualmente en el módulo de seguimiento del SNIP, el avance físico y financiero de los proyectos a su cargo. Causa Esto obedece, a que no existe una adecuada política administrativa, que tenga como objetivo institucional velar porque desde el inicio en que se origina la necesidad del egreso, las autoridades y personal relacionado al manejo de los expedientes que se generan por esta actividad, observen el debido cumplimiento de los aspectos que señalan las leyes de la materia. Efecto Incumplimiento de la responsabilidad ante el ente fiscalizador, limitando de esta manera que la información en cada expediente se encuentre en forma completa. Recomendación

35 26 El Alcalde Municipal, debe girar sus instrucciones por escrito al Director de la AFIM y al Director Municipal de Planificación, a efecto que como responsables que participan en todo el proceso de egresos municipales, sean diligentes en la observancia de las leyes de la materia, desde el inicio hasta la finalización del mismo, de modo que el trabajo que se desarrolle se haga en equipo con la finalidad de llevar un control total de las erogaciones. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 15 de febrero de 2013 manifiestan: Con relación al hallazgo corresponde directamente a la Oficina de la DIRECCION DE PLANIFICACION MUNICIPAL, a lo que se dará instrucciones para su cumplimiento. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los responsables aceptan haber incumplido en los aspectos señalados. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE LUIS GALINDO DE LEON 15, DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION NELSON IVAN CANCHAN VASQUEZ 15, Total Q. 30, HALLAZGOS RELACIONADOS CON CUMPLIMIENTO A LEYES Y REGULACIONES APLICABLES Área Financiera Hallazgo No. 1 Incumplimiento a la legislación vigente Condición De acuerdo a la verificación realizada en la municipalidad se comprobó que no existe una programación de fechas o un día específico para pagos aprobada por el Concejo Municipal, hacia los proveedores. Criterio El Manual de Administración Financiera Municipal MAFIN versión II Norma

36 establece: El concejo deberá aprobar el o los días de pago y entrega de cheques dentro de cada semana, correspondiente a los compromisos contraídos por la Municipalidad y sus empresas. Causa Incumplimiento de las normas y procedimientos legales relacionados a los pagos de proveedores. Efecto No se tiene control de los días de pago y entrega de cheques dentro de cada semana, correspondiente a los compromisos contraídos por la Municipalidad y sus empresas. Recomendación El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal para que programe los días de pago para los proveedores y trasladárselos para que el mismo sea aprobado. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 15 de febrero de 2013 manifiestan: En base al volumen de adquisiciones y compras que se realizan en esta municipalidad como usted pudo determinar es bastante alto por lo que siempre se están realizando pagos, por lo que no se puede evitar cubrir los requerimientos de las necesidades de las dependencias, apoyo a instituciones y gastos varios.- En base a la disponibilidad presupuestaria y Financiera se programan los pagos, específicos así como el registro dentro del sistema SICOIN/GL se encuentran debidamente registrados y actualizados con su respectiva documentación de respaldo. Como condición interna los días para emitir cheques son lunes a viernes del día 5 al 20 dentro de los días hábiles de cada mes previo al trámite respectivo y cumplimiento de las normas establecidas para este control. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los responsables aceptan haber incumplido en los aspectos señalados. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE LUIS GALINDO DE LEON 4, DIRECTORA AFIM MAYRA SUCELY LOPEZ SOLIS 4, Total Q. 8,000.00

37 28 Hallazgo No. 2 Inexistencia de Plan Anual de Compras Condición Se solicitó a las autoridades Municipales que presentaran la constancia de haber remitido a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anual de compras, suministros y contrataciones a realizar en el ejercicio fiscal 2012, pero no fue presentado a esta comisión de auditoría. Criterio El Acuerdo Gubernativo No , del Ministerio de Finanzas Públicas, de fecha 23 de diciembre de Reglamento Orgánico del Ministerio de Finanzas Públicas, Artículo 41.Atribuciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado. Numeral 7. Indica: Requerir de todas las entidades del sector público sus programas de compras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Causa Las personas responsables, no están cumpliendo con el envío de la información respectiva. Efecto La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas no cuenta con información oportuna de la programación de compras, para su optimización y elaboración de estadísticas. Las adquisiciones no se realizan dentro de un marco de transparencia. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones por escrito a la Jefa de Compras para que de inmediato cumpla con remitir a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Ministerio de Finanzas Públicas, la programación anual de compras, suministros y contrataciones a realizar en el ejercicio fiscal correspondiente, de forma oportuna, y sin atrasos. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 15 de febrero de 2013 manifiestan: Como acción correctiva el que corresponde al presente ejercicio fiscal 2013 ya fue elaborado y se remitirá a donde corresponda para darle cumplimiento a esta normativa legal. Con los comentarios anteriores deseamos apelar a su buen juicio para que se considere

38 29 sobre esta presunción de hallazgos mencionados en esta nota, ya que nuestro actuar siempre ha sido apegado a cumplir con todos los aspectos legales establecidos en esta clase de procedimientos. Por lo anteriormente expuesto: SOLICITAMOS: 1. Verificar nuevamente los documentos que se adjuntan y analizarlos con lo antes planteado. 2. Esta institución municipal somos muy cuidados y respetuosos de los aspectos legales establecidos por la Contraloría General de Cuentas y el marco legal de nuestro actuar. 3. Por lo tanto consideramos justo solicitar la revisión de los posibles hallazgos. En espera de la resolución positiva a la misma, nos es grato suscribirnos Atentamente: José Luis Galindo De León Alcalde Municipal Mayra Sucely López Solís Directora de la Administración Financiera Integrada Municipal Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que los responsables aceptan haber incumplido en los aspectos señalados. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE LUIS GALINDO DE LEON 5, Total Q. 5, Hallazgo No. 3 Falta de memoria anual de labores Condición Se constató que la Municipal Municipalidad de Retalhuleu al 01 de febrero de 2013 no había remitido ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República y al Concejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su alcance la memoria anual de labores correspondiente al ejercicio fiscal Criterio El Decreto Número del Congreso de la República de Guatemala, Código Municipal, artículo 84 Atribuciones del Secretario. Son atribuciones del secretario, las siguientes: d) Redactar la memoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal, durante la primera quincena del mes de enero de cada año, remitiendo ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República y al Concejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su alcance.

39 30 Causa No se ha dado cumplimiento por parte del Secretario Municipal, de las funciones inherentes a su cargo. Efecto Esto incide en que los Organismos del Estado e instituciones que por mandato legal, no dispongan de la información sobre en que fueron invertidos los recursos municipales. Recomendación El Alcalde Municipal, debe girar instrucciones al Secretario Municipal, a efecto de redactar la memoria anual de labores y presentarla a los organismos del Estado y entidades establecidas en ley, una vez sea aprobada por el Concejo Municipal. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 18 de febrero de 2013 manifiestan: NELSON ALFONSO CIFUENTES RODRÍGUEZ, de treinta y un años de edad, casado, guatemalteco, Maestro de Educación Primaria Urbana, con residencia en quinta calle siete-cero uno, zona uno de esta ciudad, señalo como lugar para recibir notificaciones la Secretaria Municipal de la Municipalidad de Retalhuleu, ubicada en el Palacio Departamental, sexta avenida entre quinta y sexta calle de la zona uno, donde se ubican las oficinas municipales; atento comparezco ante su digna persona y al efecto: E X P O N G O: 1.) Que estoy enterado del oficio número CATORCE-DAM-CERO SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO-DOS MIL DOCE, de fecha uno de febrero de dos mil trece, donde se formulan los hallazgos de conformidad con el nombramiento que se le hizo número DAM de fecha 30 de agosto del año 2012, indicando que derivado del examen practicado en la documentación de esta municipalidad de Retalhuleu, dentro del periodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2012, se encontró el hallazgo número 3 FALTA DE MEMORIA DE LABORES manifestando que se constató que la Municipalidad de Retalhuleu al 01 de febrero del año 2012, no había remitido ejemplares de la Memoria Anual de labores correspondiente al ejercicio fiscal 2012, al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República, al Concejo Municipal de Desarrollo, y a los medios de comunicación a su alcance. 2.) Si bien es cierto que el artículo 84 del Decreto Número del Congreso de la República, Código Municipal, dice que entre otras son atribuciones del Secretario las siguientes: a) d) Redactar la memoria anual de labores y presentarla al Concejo Municipal, durante la primera quincena del mes de enero de cada año, remitiendo ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República y al Consejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su alcance, también es cierto que en esa norma hay contenida dos acciones la primera es Redactar la Memoria Anual de Labores y presentarla al Concejo Municipal durante

40 31 la primera quincena del mes de enero de cada año, lo cual así se hizo; y, la segunda acción es remitir ejemplares de ella al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República etc., no indicando en ésta el tiempo para poder remitirlas, además amparado en el artículo 10 de la Ley del Organismo Judicial Interpretación de la Ley, que indica que las normas se interpretarán, conforme a su texto, según el sentido propio de sus palabras, a su contexto y de acuerdo con las disposiciones constitucionales El conjunto de una ley servirá para ilustrar el contenido de cada una, pero los pasajes de la misma se podrán aclarar atendiendo al orden siguiente: a) d) Al modo que parezca más conforme a la equidad y a los principios generales del derecho. No obstante eso la Memoria Anual de Labores de esta municipalidad fue presentada al Concejo Municipal en fecha siete de enero de dos mil trece, de conformidad con el punto décimo séptimo del acta número siete-dos mil trece, y la misma al ser auditada esta Municipalidad se encontraba en proceso de impresión, asimismo le recuerdo que personalmente le hice entrega de una copia impresa. 3.) En relación al nombramiento número DAM de fecha 30 de agosto del año 2012, en el que se le nombró por parte de la Dirección de auditoría de Municipalidades, de la Contraloría General de Cuentas, para que se constituya en la TESORERIA MUNICIPAL RETALHULEU, CON LA CUENTA No. T3-11-1, para practicar auditoría Financiera y Presupuestaria que incluya evaluación de aspectos de cumplimiento y de gestión, correspondiente al período del 01/01/2012 al 31/12/2012; lo anteriormente expuesto lo faculta para solicitar la información pertinente, empero en el caso que nos ocupa, soy del criterio que la obligación de presentar la memoria de labores, debió haberse requerido la del año dos mil once, y no dos mil doce, pues la obligación de redactar la memoria de labores del año dos mil doce, vencía hasta el quince de enero de dos mil trece, toda vez que el periodo auditado era del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2012; y el hallazgo que es de que al 01 de febrero 2012 no se había remitido el ejemplar al organismo Ejecutivo. P R U E B A S: Ofrezco la prueba Documental siguiente: I. Certificación del punto DECIMO SEPTIMO del acta número de fecha siete de enero de dos mil trece, contenida en libro de Actas del Concejo Municipal de Retalhuleu, donde se aprecia el cumplimiento de presentar la memoria de labores del año dos mil doce al Concejo Municipal dentro del plazo establecido en el artículo 84 inciso d) del decreto número del Congreso de la República de Guatemala; II. Un Ejemplar de la Memoria Anual de Labores correspondiente al año III. Fotocopia simple del Nombramiento número DAM de fecha 30 de agosto del año 2012, IV. Fotocopia simple del oficio número CATORCE-DAM-CERO SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO-DOS MIL DOCE, de fecha uno de febrero de dos mil trece en donde se formulan los hallazgos de conformidad con el nombramiento que se le hizo número DAM de fecha 30 de agosto del año V. Fotocopia Simple del oficio número 010-SM-NACR-2013, con sello de recibido del representante del Organismo Ejecutivo, donde consta la remisión de la memoria de labores del año dos mil

41 ; P E T I C I O N: I. Tener por presentado este memorial, aceptarlo para su trámite y darle el curso legal correspondiente; II. Se tenga como lugar para recibir notificaciones el señalado arriba, siendo la Secretaria Municipal de la Municipalidad de Retalhuleu, ubicada en el Palacio Departamental, sexta avenida entre quinta y sexta calle de la zona uno, donde se ubican las oficinas municipales. III. Se tengan por presentados los documentos indicados consistentes en: a) Certificación del punto DECIMO SEPTIMO del acta número de fecha siete de enero de dos mil trece, contenida en libro de Actas del Concejo Municipal de Retalhuleu, donde se aprecia el cumplimiento de presentar la memoria de labores del año dos mil doce al Concejo Municipal dentro del plazo establecido en el artículo 84 inciso d) del decreto número del Congreso de la República de Guatemala; b) Un Ejemplar de la Memoria Anual de Labores correspondiente al año c) Fotocopia simple del Nombramiento número DAM de fecha 30 de agosto del año 2012; Fotocopia simple del oficio número CATORCE-DAM-CERO SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO-DOS MIL DOCE, de fecha uno de febrero de dos mil trece en donde se formulan los hallazgos de conformidad con el nombramiento que se le hizo número DAM de fecha 30 de agosto del año Que con los documentos presentados, se tenga por desvanecido el pliego provisional de cargos. Retalhuleu, 18 de febrero del Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que el responsable acepta que al ser auditada esta Municipalidad se encontraba en proceso de impresión, y que esa fecha no había sido entregada al Organismo Ejecutivo, al Congreso de la República y al Concejo Municipal de Desarrollo y a los medios de comunicación a su alcance. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 9, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales SECRETARIO MUNICIPAL NELSON ALFONSO CIFUENTES RODRIGUEZ 2, Total Q. 2, Hallazgo No. 4 Incumplimiento de Normas y Disposiciones Legales Condición Se solicitó a las autoridades Municipales que presentaran la constancia de haber remitido en forma electrónica por medio del Sistema de Auditoria Gubernamental

42 33 SAG UDAI el Plan Anual de Auditoria a más tardar el 15 de enero a la Contraloría General de Cuentas. Criterio El Acuerdo número A de la Contraloría General de Cuentas Articulo 1 utilización obligatoria del sistema SAG UDAI: Se establece el uso obligatorio del Sistema de Auditoria Gubernamental para las unidades de Auditoria interna- SAG UDAI, todas las Unidades de Auditoria Interna de las entidades del sector público no financiero sujetas a fiscalización por parte de la Contraloría General de Cuentas, que incluye a los Organismos del Estado y sus unidades ejecutoras, los fideicomisos constituidos con fondos públicos, entidades descentralizadas, autónomas, las municipalidades y sus empresas; dicho sistema comprende los módulos que permiten la planificación, ejecución y comunicación de resultados de todas las actividades llevadas a cabo por las Unidades de Auditoria Interna. Artículo 2. Inicio del Uso Obligatorio. El uso del Sistema de Auditoria Gubernamental para las unidades de Auditoria Interna SAG UDAI se hace obligatorio a partir del 01 de Enero del año 2012, por tanto el plan Anual de Auditoria para ese ejercicio, su ejecución e informes correspondientes a dicho plan, se realizaran por medio del Sistema de Auditoria Gubernamental para las Unidades para la adopción de este Sistema. Articulo 3. Verificación: La Contraloría General de Cuentas, por medio de los auditores gubernamentales designados para realizar las diferentes actividades de fiscalización en las entidades del sector público no financiero, verificaran el cumplimiento de las presentes disposiciones y aplicaran las sanciones que correspondan de conformidad con el articulo 39 numeral 18) del Decreto del Congreso de la Republica, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, a quienes resulten responsables de su inobservancia. El Acuerdo Numero A de la Contraloría General de Cuentas Articulo 1. Presentación de los planes anuales de auditoria. Se oficializa la presentación, en forma electrónica, por medio del Sistema de Auditoría Gubernamental SAG UDAI, de los planes anuales de auditoria de las Unidades de Auditoria del Sector Publico Gubernamental, en cumplimiento del numeral 2.1 Plan Anual de Auditoria, de las Normas de Auditoria del Sector Gubernamental, que deban ser presentados a más tardar el 15 de enero de cada año a la Contraloría General de Cuentas. Artículo 2. Esta disposición se hace obligatoria en la medida que la implementación del Sistema SAG-UDAI, se esté realizando en las entidades gubernamentales y el sector municipal. Causa Incumplimiento a las Leyes vigente, en relación a las Sistema de Auditoria Gubernamental SAG UDAI el Plan Anual de Auditoria. Efecto Esto incide en que la Sistema de Auditoria Gubernamental SAG UDAI no disponga

43 34 de la información necesaria. Recomendación El Concejo Municipal, debe girar instrucciones al Alcalde Municipal y al Auditor Interno, para que se realicen Plan Anual de Auditoria y remita a más tardar el 15 de enero a la Contraloría General de Cuentas, por medio del Sistema de Auditoria Gubernamental para las unidades de Auditoría Interna SAG UDAI. Comentario de los Responsables En oficio S/N de fecha 18 de febrero de 2013 manifiestan: JOSÉ LUIS GALINDO DE LEON, de cuarenta y cinco años de edad, casado, guatemalteco, Perito Contador, de este domicilio, JORGE OSMUNDO GUZMAN DE LEON, de cuarenta y dos años de edad, casado, guatemalteco, Maestro de Educación Primaria Urbana, de este domicilio, MARCO ANTONIO ENRIQUEZ VASQUEZ, de sesenta y un años de edad, casado, guatemalteco, Perito Contador, de este domicilio, LEONEL CAMPOS ALVARADO, de cincuenta y dos años de edad, casado, guatemalteco, Perito Contador, de este domicilio, CARLOS HUMBERTO CHAVEZ MALDONADO, de sesenta años de edad, casado, guatemalteco, Comerciante, de este domicilio, HUMBERTO ESQUIVEL FLORES, de sesenta y nueve años de edad, casado, guatemalteco, Perito Contador, de este domicilio, AMAROLY MONTERROSO ESCOBAR, de treinta y nueve años de edad, casado, guatemalteco, Comerciante, de este domicilio, OSBALDO DE LA CRUZ SANTIZO, de cincuenta y dos años de edad, casado, guatemalteco, Perito Contador, de este domicilio, ESTEBAN RALON LORENZO, de sesenta y cuatro años de edad, casado, guatemalteco, agricultor, de este domicilio, JUAN BAUTISTA ROZOTTO CIFUENTES, de sesenta y dos años de edad, casado, guatemalteco, Perito Contador, de este domicilio, MARCO VINICIO SERRANO CAMPOS, de cincuenta y cinco años de edad, casado, guatemalteco, Licenciado en Zootecnia, de este domicilio; todos señalamos como lugar para recibir notificaciones la Secretaria Municipal de la Municipalidad de Retalhuleu, ubicada en el Palacio Departamental, sexta avenida entre quinta y sexta calle de la zona uno, de esta ciudad donde se ubican las oficinas municipales; atentos comparecemos ante su digna persona y al efecto: E X P O N E M O S: Que estamos enterados del oficio número CATORCE-DAM-CERO SEISCIENTOS CUARENTA Y CINCO-DOS MIL DOCE, de fecha uno de febrero de dos mil trece, donde se expresa que derivado del examen practicado en la documentación de esta municipalidad de Retalhuleu, dentro del periodo auditado del 01 de enero al 31 de diciembre del año 2012, se encontró el hallazgo número 4 INCUMPLIMIENTO DE NORMAS Y DISPOSICIONES LEGALES manifestando que se solicitó a las autoridades Municipales que presentaran la constancia de haber remitido en forma electrónica por medio de Sistema de Auditoria Gubernamental SAG UDAI, el Plan Anual de Auditoria a mas tardar el 15 de enero a la Contraloría General de Cuentas. El 16 de diciembre del año 2011, el licenciado Elmer Raúl Valiente Herrera, Auditor

44 35 Interno de la Municipalidad de Retalhuleu, presentó al Concejo Municipal el Proyecto del Plan Anual de Auditoría Interna para el ejercicio Fiscal del año 2012; En Sesión de Concejo Municipal, en el Punto SEPTIMO del Acta Número , de fecha 22 de diciembre del año 2011, se conoció y se acordó aprobar dicho plan. En fecha 13 de enero del año 2012, se Registro de manera electrónica el Plan Anual de Auditoría Interna, para el periodo en la SAG-UADI, el cual fue aprobado la misma fecha. P R U E B A S: Ofrezco la prueba Documental siguiente: I.) Fotocopia simple del Oficio sin numero de fecha 16 de diciembre del año 2011, en el cual se puede apreciar el sello de recibido de la Oficina de Recepción de Documentos de la Secretaría Municipal; II.) Fotocopia simple del Plan Anual de Auditoría Interna para el Ejercicio Fiscal 2012, de la Municipalidad de Retalhuleu; III) Certificación del punto Séptimo del Acta número setenta y ocho guión dos mil once de fecha 22 de diciembre del año dos mil once, de Sesiones del Concejo Municipal, de la Municipalidad de Retalhuleu. IV) Fotocopia simple de la Boleta Electrónica, la cual fue recibida por la Contraloría y operado por la SAG-UADI en fecha 13 de enero del año P E T I C I O N: Tener por presentado este memorial, aceptarlo para su trámite y darle el curso legal correspondiente; Se tenga como lugar para recibir notificaciones el señalado arriba, siendo la Secretaría Municipal de la Municipalidad de Retalhuleu, ubicada en el Palacio Departamental, sexta avenida entre quinta y sexta calle de la zona uno, donde se ubican las oficinas municipales. Se tengan por presentados los documentos indicados consistentes en I) Fotocopia simple del Oficio sin numero de fecha 16 de diciembre del año 2011, en el cual se puede apreciar el sello de recibido de la Oficina de Recepción de Documentos de la Secretaría Municipal; II) Fotocopia simple del Plan Anual de Auditoría Interna para el Ejercicio Fiscal 2012, de la Municipalidad de Retalhuleu; III) Certificación del punto Séptimo del Acta número setenta y ocho guión dos mil once de fecha 22 de diciembre del año dos mil once, de Sesiones del Concejo Municipal, de la Municipalidad de Retalhuleu. IV) Fotocopia simple de la Boleta Electrónica, la cual fue recibida por la Contraloría y operado por la SAG-UADI en fecha 13 de enero del año Que con los documentos presentados, se tenga por desvanecido el pliego provisional de cargos. Retalhuleu, 18 de febrero del Señores José Luis Galindo De León Alcalde Municipal; Jorge Osmundo Guzmán De León Concejal Primero; Marco Antonio Enríquez Vasquez Concejal Segundo; Leonel campos Alvarado Concejal Tercero; Carlos Humberto Chávez Maldonado Concejal Cuarto; Humberto Esquivel Flores Concejal Quinto; Amaroly Monterroso Escobar Concejal Sexto; Osbaldo De La Cruz Santizo Concejal Séptimo; Esteban Ralon Lorenzo Concejal I Suplente; Juan Bautista Rozotto Cifuentes Sindico Primero; Marco Vinicio Serrano Campos Sindico Segundo. Comentario de Auditoría Se confirma el hallazgo en virtud que se incumplió con el articulo Artículo 2. Inicio del Uso Obligatorio, El uso del Sistema de Auditoria Gubernamental para las

45 36 unidades de Auditoría Interna SAG UDAI se hace obligatorio a partir del 01 de Enero del año 2012, por tanto el plan Anual de Auditoria para ese ejercicio, su ejecución e informes correspondientes a dicho plan, se realizaran por medio del Sistema de Auditoria Gubernamental para las Unidades ejecución y comunicación de resultados de todas las actividades llevadas a cabo por las Unidades de Auditoría Interna. Y el auditor interno no realizo ninguna auditoria durante todo el año en el sistema, solo se limito a ingresar un plan administrativo de 8 horas de trabajo al año. Acciones Legales y Administrativas Sanción económica de conformidad con la Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Decreto Número , del Congreso de la República, Artículo 39, Numeral 18, para: Cargo Nombre Valor en Quetzales ALCALDE MUNICIPAL JOSE LUIS GALINDO DE LEON 2, SINDICO PRIMERO JUAN BAUTISTA ROZOTTO CIFUENTES 2, CONCEJAL PRIMERO JORGE OSMUNDO GUZMAN DE LEON 2, CONCEJAL SEGUNDO MARCO ANTONIO ENRIQUEZ VASQUEZ 2, CONCEJAL TERCERO LEONEL (S.O.N.) CAMPOS ALVARADO 2, CONCEJAL CUARTO CARLOS HUMBERTO CHAVEZ MALDONADO 2, CONCEJAL QUINTO HUMBERTO (S.O.N.) ESQUIVEL FLORES 2, CONCEJAL SEXTO AMAROLY (S.O.N.) MONTERROSO ESCOBAR 2, CONCEJAL SEPTIMO OSBALDO (S.O.N.) DE LA CRUZ SANTIZO 2, SINDICO SEGUNDO MARCO VINICIO SERRANO CAMPOS 2, Total Q. 20, SEGUIMIENTO A RECOMENDACIONES DE AUDITORÍA ANTERIOR Las recomendaciones de auditorias anteriores fueron cumplidas. 9. AUTORIDADES DE LA ENTIDAD DURANTE EL PERÍODO AUDITADO Los funcionarios y empleados responsables de las deficiencias encontradas, se incluyen en el desarrollo de cada hallazgo contenido en el presente informe. No. NOMBRE CARGO PERIODO 1 JOSE LUIS GALINDO DE LEON ALCALDE MUNICIPAL 01/01/ /12/ MYNOR AMILCAR CORDON ROJAS CONCEJAL I 01/01/ /01/ JORGE OSMUNDO GUZMAN DE LEON CONCEJAL II 01/01/ /01/ ESTEBAN RALON LORENZO CONCEJAL III 01/01/ /01/ MARCO VINICIO SERRANO CAMPOS CONCEJAL IV 01/01/ /01/ DOMINGO PEREZ CIFUENTES CONCEJAL V 01/01/ /01/ GUSTAVO ADOLFO RALDA CASTILLO CONCEJAL VI 01/01/ /01/ MARCO ANTONIO ENRIQUEZ VASQUEZ CONCEJAL VII 01/01/ /01/ JUAN BAUTISTA ROZOTTO CIFUENTES SINDICO PRIMERO 01/01/ /12/ JOSE LUIS PINEDA HERNANDEZ SINDICO II 01/01/ /01/ CLAUDIA FABIOLA MARTINEZ CHOJOLAN SECRETARIA MUNICIPAL 01/01/ /01/ MAYRA SUCELY LOPEZ SOLIS DIRECTORA AFIM 01/01/ /12/ NELSON IVAN CANCHAN VASQUEZ DIRECTOR MUNICIPAL DE PLANIFICACION 01/01/ /12/2012

46 37 14 ELMER RAUL VALIENTE HERRERA AUDITOR INTERNO 01/01/ /12/ JORGE OSMUNDO GUZMAN DE LEON CONCEJAL PRIMERO 15/01/ /12/ MARCO ANTONIO ENRIQUEZ VASQUEZ CONCEJAL SEGUNDO 15/01/ /12/ LEONEL CAMPOS ALVARADO CONCEJAL TERCERO 15/01/ /12/ CARLOS HUMBERTO CHAVEZ MALDONADO CONCEJAL CUARTO 15/01/ /12/ HUMBERTO ESQUIVEL FLORES CONCEJAL QUINTO 15/01/ /12/ AMAROLY MONTERROSO ESCOBAR CONCEJAL SEXTO 15/01/ /12/ OSBALDO DE LA CRUZ SANTIZO CONCEJAL SEPTIMO 15/01/ /12/ ESTEBAN RALON LORENZO CONCEJAL PRIMERO SUPLENTE MUNICIPAL 15/01/ /12/ JUAN BAUTISTA ROZOTTO CIFUENTES SINDICO PRIMERO 15/01/ /12/ MARCO VINICIO SERRANO CAMPOS SINDICO SEGUNDO 15/01/ /12/ NELSON ALFONSO CIFUENTES RODRIGUEZ SECRETARIO MUNICIPAL 01/04/ /12/ ANA ISABEL BATHEN ENCARGADA DE ADQUISICIONES 15/01/ /12/ LUIS ALFREDO CHOJOLAN RAMIREZ ENCARGADO DE PRESUPUESTO 15/01/ /12/ SERGIO ROBERTO HERRERA RIVERA JEFE DE CONTABILIDAD 15/01/ /12/ GONZALO ELCIAS RODRIGUEZ CAYAX ENCARGADO DE RECURSOS HUMANOS 15/01/ /12/2012

47 COMISIÓN DE AUDITORÍA ÁREA FINANCIERA Lic. SERGIO RIVELINO VAIL VASQUEZ Coordinador Gubernamental Lic. WALTER AUGUSTO MERIDA CASTILLO Supervisor Gubernamental GESTIÓN CONOCIDA POR: De conformidad con lo establecido en el Decreto del Congreso de la República, Ley Orgánica de la Contraloría General de Cuentas, Artículo 29, los Auditores Gubernamentales nombrados son los responsables del contenido y efectos legales del presente informe, el Director y Subdirector únicamente firman en cumplimiento al proceso de oficialización que en ley corresponde.

48 INFORMACIÓN COMPLEMENTARIA (ANEXOS) 11.1 Misión (Anexo 1) Mejorar el proceso de transparencia en el manejo de las finanzas municipales. Obtener y captar mas recurso económicos tomando medidas de recaudacion objetivas. Prestarle al vecino un servicio eficiente, con prontitud, cordialidad y esmero. Incrementar medidas de control interno para aumentar la productividad laboral y por ende una buena atención. Mejorar el alumbrado público. Mejorar el Ornato Municipal con el apoyo del Tren de Aseo. Mejorar el servicionde Agua Potable. Mantenimiento y Reparación de Caminos Vecinales. Mantener la lucha constante y tesonera, de nuestro esfuerzo para que cada día se mejore Visión (Anexo 2) Termininar este periodo administrativo con solvencia, transparencia y mejor cobertura en los servicios públicos esenciales. Manteniendo la institucionalidad e identidad para y por el pueblo. Para un desarrollo sostenible y a largo plazo de nuestra ciudad. Preservar y Rescatar el Centro Histórico, con la finalidad de mantener nuestra infraestructura arquitectónica Estructura Orgánica (Anexo 3) El gobierno del municipio corresponde al Concejo Municipal, el cual se integra por el Alcalde, los síndicos y concejales, electos directamente por sufragio universal para un período de cuatro años, pudiendo ser reelectos. El representante de la municipalidad y del municipio es el Alcalde, quien constituye el jefe del órgano ejecutivo del gobierno municipal, preside el Concejo y dirige la administración municipal. Los síndicos y concejales son los miembros del órgano de deliberación y de decisión.

49 40 El Concejo organiza comisiones para el estudio y dictamen de los asuntos que conocerá durante todo el año, siendo obligatorias las siguientes: 1. Educación, educación bilingüe intercultural, cultura y deportes; 2. Salud y asistencia social; 3. Servicios, infraestructura, ordenamiento territorial, urbanismo y vivienda; 4. Fomento económico, turismo, ambiente y recursos naturales; 5. Descentralización, fortalecimiento municipal y participación ciudadana; 6. De finanzas; 7. De probidad; 8. De los derechos humanos y de la paz; 9. De la familia, la mujer y la niñez, la juventud, adulto mayor o cualquier otra forma de proyección social. El Concejo Municipal y el Alcalde cuentan con un Secretario. La municipalidad cuenta con dependencias administrativas de apoyo para la función municipal, siendo las siguientes: Dirección Municipal de Planificación Oficina Municipal de la Mujer Administración Financiera Integrada Municipal Asimismo, la municipalidad deberá contar con un Auditor Interno, quien además de velar por la correcta ejecución presupuestaria, deberá implantar un sistema eficiente y ágil de seguimiento y ejecución presupuestaria, quien reporta ante el Concejo Municipal

50 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Contrato (Anexo 4)

51 Reporte de Ejecución de Obras Realizadas por Administración (Anexo 5)

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54 Reporte de Ejecución de Proyectos de Inversión Social (Activo Intangible) (Anexo 6)

55 Reporte de Ejecución de Obras por Convenios Suscritos con el Consejo Departamental de Desarrollo (Anexo 7)

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