Reglamento Autonomo de organización y funcionamiento del comité cantonal de deportes y recreación


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1 MUNICIPALIDAD DE POÁS La suscrita Roxana Chinchilla Fallas, Secretaria del Concejo Municipal de la Municipalidad del cantón de Poás, hace constar que el Concejo Municipal de Poás, en su sesión ordinaria Nº 182 celebrada el 19 de octubre de 2009, aprobó en forma unánime y definitivamente aprobado, Acuerdo Nº el Reglamento Autónomo de Organización y Funcionamiento del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás, que dice textualmente: REGLAMENTO AUTÓNOMO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE POÁS Considerando: 1º Que el artículo 170 de la Constitución Política, así como el artículo 4º, 13 inciso c), y el 169 del Código Municipal reconocen la autonomía política, administrativa y financiera de las municipalidades y la facultad de dictar un reglamento que regule lo concerniente al funcionamiento del Comité Cantonal de Deportes y Recreación y sus órganos. 2º Que una de las manifestaciones de la autonomía municipal, es el estimular el deporte y la recreación dentro de sus jurisdicciones, como parte del proceso de desarrollo pleno del individuo y de la conformación de una sociedad más disciplinada, solidaria, saludable, competitiva y dinámica. 3º Que el Comité Cantonal de Deportes y Recreación es una entidad adscrita a la Municipalidad de acuerdo con el artículo 164 del Código Municipal con personería jurídica y 1 / 53

2 autonomía política, administrativa y financiera. 4º Que el Comité Cantonal de Deportes y Recreación debe ser un ente promotor de la práctica y el disfrute tanto del deporte como de la recreación, en la mayor cantidad posible de personas, sin ningún tipo de distinción, en una amplia gama de disciplinas deportivas, mediante la promoción de atletas y de eventos deportivos, unidos a un manejo eficiente y transparente de los recursos públicos. 5º Que el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás, debe ser un fortalecedor de la identidad poaseña, a través de la práctica y del disfrute del deporte y la recreación por todos los grupos de población que integran la comunidad. 6º Que en consecuencia el Concejo Municipal, inspirado en los fundamentos que anteceden, emite el presente REGLAMENTO AUTÓNOMO DE ORGANIZACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DEL COMITÉ CANTONAL DE DEPORTES Y RECREACIÓN DE POÁS CAPÍTULO I Definiciones Artículo 1º Para la aplicación del presente reglamento y su interpretación, se entiende por: 2 / 53

3 a) Área deportiva: Conjunto de los comités comunales de deportes y recreación, las asociaciones deportivas y los grupos organizados del cantón de Poás. El registro es la lista de los miembros del área deportiva. b) Asamblea cantonal: Reunión de delegados de las organizaciones deportivas y recreativas inscritas en el registro, que se congregan para elegir sus dos representantes ante la Junta directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás. c) Asamblea comunal: Reunión de delegados de las organizaciones deportivas y recreativas comunales como Concejos de Distrito, Asociaciones de Desarrollo y grupos organizados, interesados en el desarrollo integral de su comunidad, e interesadas en el desarrollo deportivo de su comunidad e inscritas en el registro, que se congregan para elegir a los miembros de un comité comunal de deportes y recreación. d) Asociación deportiva: Ente u organización con personería jurídica encargado de promover, facilitar, ejecutar y controlar todo lo relacionado con su disciplina o sus intereses en el cantón, en estrecha coordinación con el Comité Cantonal, al que está adscrito. e) Atleta: Individuo que representa al cantón de Poás en competencias deportivas de toda índole, nacionales o internacionales; que se encuentra inscrito en el Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás. f) CCDR Poás: Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás. g) Comisiones: Son comisiones de apoyo a las labores de la Junta directiva del Comité Cantonal y está constituida por lo menos por tres personas, son nombrados por la Junta Directiva. h) Comité Cantonal: Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás. 3 / 53

4 i) Comité comunal: Comité comunal o comité distrital de deportes y recreación del cantón de Poás. j) Concejo Municipal: Concejo Municipal de Poás. k) Directivo: miembro de la Junta directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás. l) Empleado: Persona que ejerce un trabajo remunerado por la Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación de Poás. Se siguen todos los lineamientos del Código de Trabajo. m) Entrenador: Individuo responsable del entrenamiento de uno o más atletas o equipos del CCDR Poás. Tiene la obligación de entregar informes mensuales. n) Equipo: Grupo de atletas que practican una misma disciplina, está a las órdenes de un entrenador e inscrito en el CCDR Poás. o) Gobierno local: Municipalidad de Poás. p) Grupos organizados: Comités, grupos u organizaciones deportivas o recreativas del cantón de Poás inscritas en el registro del CCDR Poás, que no tienen cédula jurídica, formadas por voluntad de sus miembros. q) ICODER: Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación. r) Junta Directiva: Junta Directiva del Comité Cantonal de Deportes y Recreación. 4 / 53

5 s) Las juntas: Se refiere al conjunto de las siguientes: Junta Directiva del Comité Cantonal de deportes, comisiones vigentes, comités comunales o grupos organizados adscritos al CCDR Poás. t) Modificación presupuestaria: Toda aquella variación que se haga en los egresos presupuestarios o aquellas que incorporen conceptos que no habían sido considerados; sin que se modifique el monto global del presupuesto ya aprobado. u) Municipalidad: Municipalidad de Poás. v) Órganos del CCDR Poás: Se refiere al conjunto formado por: la Junta directiva, los comités comunales, las comisiones vigentes, los comités comunales, los grupos organizados y las asociaciones deportivas adscritas, los equipos, los atletas, los entrenadores y los empleados. w) Plan anual operativo: Plan de trabajo del CCDR Poás y comités adscritos. El plan debe contener objetivos específicos y metas que se pretenden lograr, los funcionarios responsables de su ejecución y las partidas presupuestarias y montos necesarios para la consecución de cada meta. x) Presupuesto extraordinario: Presupuesto que incorpora recursos extraordinarios, como excedentes entre los ingresos ordinarios no presupuestados o de cualquier fuente extraordinaria. y) Presupuesto ordinario: El instrumento que expresa en términos financieros el plan de trabajo del CCDR Poás, el cual cumple con los principios presupuestarios aceptados y presenta los ingresos probables y los gastos proyectados. z) Representante cantonal: Persona nombrada por la Junta Directiva del Comité Cantonal para dirigir una asamblea. 5 / 53

6 NOTA: Para efectos de este reglamento, palabras como presidente, secretario, tesorero, vocal, vicepresidente, entrenador, empleado, atleta y otras, se utilizan en género masculino pero llevan implícita su contraparte femenina. CAPÍTULO II De la constitución y naturaleza jurídica Artículo 2º El Comité Cantonal de Deportes y Recreación es un órgano adscrito a la Municipalidad, goza de personeríajurídica instrumental para construir, administrar y mantener las instalaciones deportivas de su propiedad u otorgadas en administración. Personería de la cual da fe la secretaría municipal y que le permite cubrir la totalidad de programas deportivos y recreativos proyectados, según el plan de desarrollo del gobierno local y el plan operativo del Comité Cantonal. Es deber y responsabilidad del Comité Cantonal de Deportes y Recreación respaldar y cumplir con lo establecido en materia de adquisición de bienes y servicios, así como el cumplimiento de los parámetros técnicos establecidos para la contratación de personal, o a efecto de dar cumplimiento a la Ley y verificación por parte de la Auditoría o la Alcaldía. La adquisición de bienes y servicios los tramitará el Comité de Deportes por sí mismo, por lo que deben sujetarse a los procedimientos establecidos en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento. En relación a la contratación de personal inherente a los fines del Comité Cantonal de Deportes, será el comité quién realice los trámites, con fundamento en los parámetros técnicos utilizados por el Departamento de Recursos Humanos de la Municipalidad de Poás. Artículo 3º El CCDR Poás es un ente que debe facilitar el desarrollo y la práctica de la recreación, del deporte y del deporte competitivo, mediante el acceso a los beneficios del 6 / 53

7 deporte y la recreación de todas las personas. Todo lo anterior, a nivel cantonal, regional y nacional, promoviendo la identidad poaseña. Artículo 4º El domicilio legal del CCDR y la sede de la Junta Directiva son la sala de sesiones del polideportivo del cantón de Poás. CAPÍTULO III De la organización Artículo 5º Órganos del CCDR Poás. El CCDR Poás está constituido por la estructura siguiente: a) La Junta Directiva. b) Las comisiones específicas de apoyo que estime convenientes. c) Los comités comunales. d) Los grupos organizados y las asociaciones deportivas o recreativas afiliadas. e) Personal a cargo del Comité Cantonal, los entrenadores y los atletas. Todos los anteriores forman los órganos del Comité Cantonal. El conjunto de los incisos a), b), c) y la junta directiva de los grupos organizados se conoce como las Juntas. 7 / 53

8 Artículo 6º El Concejo Municipal autoriza el plan de desarrollo del gobierno local en materia deportiva y recreativa, así como también los planes anuales operativos del Comité Cantonal y sus modificaciones, acorde con el presupuesto asignado. El Comité Cantonal vela para que el accionar de sus órganos se ajuste a estos parámetros. Artículo 7º Requisitos. Las personas escogidas para integrar las Juntas del Comité Cantonal deben cumplir los siguientes requisitos: a) Ser mayores de dieciocho años. b) Gozar de una excelente reputación como ciudadano en la comunidad y demostrar un alto espíritu cívico y deportivo. c) Estar dispuesto a desempeñar el cargo con sentido de responsabilidad y tener disponibilidad de tiempo para trabajar para el cantón de Poás y por su desarrollo deportivo y recreativo. d) Conocimientos básicos en el área de la organización aplicada al deporte y a la recreación. e) Disponibilidad de recibir capacitación en cualquier área que fortalezca su participación y en el campo del deporte y recreación. f) Ser residente del cantón de Poás. g) No haber sido condenado en sentencia firme por la Comisión de delitos contra la hacienda pública, ni la propiedad privada. 8 / 53

9 No pueden integrar las Juntas los concejales, el alcalde o sus suplentes, el tesorero, el auditor y el contador municipales. Tampoco pueden hacerlo sus cónyuges o parientes en línea directa o colateral, hasta el tercer grado inclusive. Artículo 8º Los miembros de la Junta directiva y de los comités comunales no pueden: a) Celebrar contratos, ni convenios con el Comité Cantonal. b) Intervenir en la discusión y votación de los asuntos en que tengan un interés personal o para favorecer a su cónyuge o alguno de sus parientes hasta el tercer grado de consanguinidad o de afinidad. c) Devengar dieta o remuneración algunas. Artículo 9º Funciones. Corresponde al Comité Cantonal de Deportes y Recreación: a) Estimular la práctica del deporte y la recreación por parte de toda la población del cantón de Poás. b) Formar una cultura y una identidad Poaseñas basadas en el deporte o la recreación, solo o en coordinación con otras entidades de interés deportivo o social. c) Promocionar al cantón de Poás en el ámbito nacional, sobre todo en el área deportiva. d) Registrar la historia deportiva del cantón de Poás. 9 / 53

10 e) Ejecutar los programas nacionales para el deporte y la recreación del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación(ICODER). f) Evaluar el desarrollo de los programas deportivos y recreativos. g) Administrar y dar mantenimiento a las instalaciones deportivas. h) Desarrollar proyectos deportivos, recreativos, de infraestructura deportiva u organizativa, y cualquier otro que tienda al desarrollo deportivo del cantón de Poás. En coordinación con la Municipalidad, también debe desarrollar las inversiones y obras en el cantón; de acuerdo con los artículos 169 y 170 del Código Municipal. i) Apoyar de manera concreta, todas las acciones tendientes al reclutamiento de atletas que representen al cantón de Poás, sin ningún tipo de distinción. j) Promover el desarrollo en el cantón de Poás de todo tipo de actividades deportivas de carácter nacional, solo o en coordinación con las federaciones nacionales, con los grupos deportivos o con promotores de eventos deportivos. k) El Comité Cantonal de Deportes de Poás es el ente con potestad para avalar toda actividad deportiva o recreativa que se realice en el cantón de Poás. l) Cualquier otra que por naturaleza sea compatible con los propósitos, objetivos y misión de la entidad. Artículo 10. De la renuncia. Los miembros de las Juntas pueden renunciar a sus cargos. Para ello deben enviar una nota con los motivos de su renuncia dirigida a la junta de la cual renuncian, con un mes de anticipación, salvo casos extremos. Además: 10 / 53

11 a) Los miembros de los comités comunales deben enviar notificación al Comité Cantonal. b) Los miembros de la Junta directiva del CCDR Poás deben notificar al Concejo Municipal y al área que representan (área deportiva o área de asociaciones comunales). Artículo 11. De la remoción. Los miembros de la Junta directiva del Comité Cantonal pueden perder sus credenciales y ser removidos de sus cargos por el Concejo Municipal, cuando incurran en alguna de las siguientes: a) Cuando les sobrevenga alguno de los impedimentos establecidos en el artículo 7º. b) Ausencia consecutiva a dos sesiones ordinarias sin justificación; o bien cuatro ausencias injustificadas en forma alterna, durante un año. c) Ausencia consecutiva justificada a cuatro sesiones ordinarias, o bien a seis ausencias justificadas alternas, durante un año. d) Por inhabilitación judicial. e) Cuando así lo acuerde la organización a la que han pertenecido, por justa causa. Artículo 12. De la sustitución. Para sustituir a un miembro de alguna de las Juntas, la Junta Directiva del Comité Cantonal debe comunicarlo por escrito al Concejo Municipal, indicando las causas para hacer efectiva su sustitución. a) Cuando se trate de alguno de los miembros de los comités comunales, así como de las organizaciones deportivas o recreativas, la Junta directiva debe solicitar a la entidad competente el envío de una terna, para proceder a efectuar el nombramiento del sustituto. En 11 / 53

12 este caso, dichas entidades deben enviar la terna por escrito en el plazo improrrogable de ocho días hábiles, contados a partir del día siguiente en que hubiesen recibido la comunicación. Una vez recibida la terna, la Junta Directiva procede a efectuar el nombramiento del sustituto en la sesión ordinaria o extraordinaria inmediatamente siguiente. b) Cuando se trate de los miembros de una comisión, la Junta Directiva decidirá su sustituto por acuerdo de la mayoría de los directivos. c) Cuando se trate de alguno de los miembros de la Junta Directiva del Comité Cantonal, el Concejo Municipal procede a conocer la comunicación señalada en el inciso anterior. El Concejo Municipal tiene la facultad de removerlos, mediante la misma votación empleada para la elección. Para tal efecto, debe emplear el siguiente procedimiento: una vez que el Concejo Municipal tenga conocimiento de la causa, debe iniciar el proceso mediante el nombramiento de tres de sus miembros, quienes entregan su informe en un plazo improrrogable de quince días naturales, contado a partir del inicio de dicho procedimiento. El Concejo Municipal debe resolver por acto final en el plazo improrrogable de un mes, contado a partir del momento que tuvo conocimiento de la existencia de la causal. También la Municipalidad deberá resolver en caso de apelaciones en los cinco días hábiles posteriores. d) En caso de destitución de uno o varios de los miembros de las Juntas, la sustitución se hace en las siguientes condiciones: 1. El sustituto desempeña el cargo correspondiente, por el tiempo que falte para completar el período en que fue nombrado el titular destituido. 2. La sustitución de un miembro se obtiene de una terna. 3. La sustitución de dos miembros se hace de una nómina de cinco personas. 4. En caso de que sean tres o más miembros los que deban sustituirse, se disuelve la Junta y se sigue el procedimiento correspondiente al nombramiento completo, establecido por este reglamento. 12 / 53

13 Artículo 13. Sanciones. Los miembros de los órganos del Comité Cantonal (Junta directiva, comité comunal, comisión, grupo organizado, asociación, personal, atletas, entrenadores) pueden ser sancionados cuando se demuestre que incurren en alguno de los siguientes: a) Desempeño deficiente de sus funciones. b) No representen los intereses de desarrollo del cantón de Poás. c) Por violación culposa o dolosa a las leyes y reglamentos que rigen. d) Cuando tengan un comportamiento poco objetivo en eventos deportivos. e) Cuando se demuestre un manejo inadecuado de fondos, alteración de documentos, engaño o mentira. f) En el caso de los miembros de las Juntas, cuando no cumplen con las normas del artículo 8º. Artículo 14. Sanciones. Las sanciones probables las define el ente superior correspondiente y depende de la posición del acusado dentro de la estructura del CCDR Poás. Estas sanciones son apelables en un plazo de cinco días hábiles, de conformidad con la normativa del Código Municipal. a) Suspensión del contrato. b) Destitución de su cargo. 13 / 53

14 c) Expulsión temporal del CCDR Poás. d) Expulsión permanente del CCDR Poás. e) Imposibilidad de formar un equipo, tanto en el papel de entrenador como en el de atleta. f) Pérdida de credenciales. CAPÍTULO IV De la Junta Directiva Artículo 15. La Junta directiva del CCDR Poás es la máxima autoridad de este organismo y es la encargada de su gobierno y dirección. La conforman un total de cinco miembros, todos costarricenses, nombrados de la siguiente manera: a) Dos miembros nombrados por el Concejo Municipal. b) Dos miembros nombrados por el área deportiva (comités comunales y grupos organizados y asociaciones deportivas o recreativas del cantón). c) Un miembro en representación de las organizaciones comunales restantes. Los miembros a que se refiere el inciso a), son de nombramiento directo del Concejo Municipal, 14 / 53

15 y escogidos por acuerdo de mayoría simple, con base en una terna de candidatos propuestos por los miembros del Concejo Municipal. Los individuos del inciso b) son elegidos por la asamblea cantonal convocada por el Comité Cantonal. La persona del inciso c) es elegida por una asamblea convocada por el Comité Cantonal, conformada con los representantes de las organizaciones comunales debidamente inscritas y reconocidas por la Municipalidad, según la reglamentación respectiva. En los casos de los incisos b) y c), la asamblea mencionada se efectúa según el procedimiento establecido en el Capítulo XII del presente reglamento. Los directivos del Comité Cantonal no pueden integrar las juntas de los comités comunales, los grupos organizados del cantón o las asociaciones deportivas o recreativas. Artículo 16. Los miembros de la Junta Directiva se mantienen en su cargo por dos años. Bianualmente, cada treinta y uno de marzo termina el período de toda la Junta Directiva. En la primera semana del mes de febrero, se convoca a la designación de una nueva Junta Directiva. La nueva junta electa entra en sesiones con voz pero sin voto, desde el primero y hasta el treinta y uno de marzo, período durante el cual deben ser juramentados ante el Concejo Municipal. El primero de abril siguiente, la nueva Junta Directiva asume sus funciones plenamente. Si uno de los miembros no termina su período, se nombra un sustituto siguiendo los lineamientos del artículo anterior, dependiendo de la entidad carente de representación. Estos miembros sustitutos solo se mantienen en su cargo por el tiempo que falte del período de la Junta Directiva. Artículo 17. Los miembros de la Junta Directiva pueden ser reelegidos solo por tres períodos consecutivos. No hay restricciones para la reelección no consecutiva. Artículo 18. Durante la sesión inaugural, los nuevos miembros juramentados de la Junta Directiva definen cuales son sus cargos entre : presidente, vicepresidente, secretario, tesorero y vocal. Se lee el informe bianual de labores de la junta saliente. También se acuerda el horario de sesiones. La Junta directiva del CCDR Poás debe reunirse con una frecuencia mínima de dos veces al mes. 15 / 53

16 Artículo 19. Todos los directivos tienen la obligación de asistir a las sesiones. En caso de ausencia, el directivo debe comunicar, en forma escrita, las razones de su ausencia dentro de las veinticuatro horas siguientes. En caso contrario, la ausencia puede ser catalogada como injustificada y sancionable, por el resto de la Junta Directiva. Artículo 20. Son funciones de la Junta Directiva: a) Estimular la práctica del deporte y la recreación por parte de toda la población. b) Divulgar e informar sobre el desarrollo de sus actividades. c) Establecer las prioridades de desarrollo del cantón en materia deportiva y recreativa. d) Dictar las políticas para el deporte y la recreación que se ajusten a las condiciones del cantón. En este aspecto, se pueden seguir las políticas emanadas por el Concejo Municipal, el Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación (ICODER) o el Comité Olímpico Nacional, con el respeto de los reglamentos vigentes de cada disciplina deportiva y de las federaciones nacionales. e) Reglamentar el uso de los recintos deportivos. f) Establecer políticas internas de contratación de entrenadores o empleados y las normas que rigen su desempeño, conforme a las leyes laborales vigentes. g) Honrar a aquellas personas que se hayan destacado como atletas, entrenadores, dirigentes deportivos o a las personas que, en su criterio, hayan reunido méritos suficientes para recibir 16 / 53

17 una distinción. h) Formar las comisiones de apoyo en las cuales se delegan funciones específicas. i) Evaluar el desarrollo de los programas deportivos y recreativos. j) Fiscalizar la labor de: comités comunales, comisiones de apoyo, empleados, entrenadores, atletas, dirigentes, asociaciones y grupos organizados. k) Evaluar anualmente, o cuando sea necesario, el trabajo de todos los grupos a su cargo, incluyendo a los comités comunales. Puede establecer sanciones o destituir a personas, comisiones o comités y desacreditar a los miembros de las juntas directivas de las asociaciones deportivas o recreativas afiliadas; además puede retirar la afiliación a uno o más grupos. l) Presentar el plan anual operativo, el presupuesto anual, la liquidación presupuestaria, los informes de gestión, los de controles de ingresos y egresos, los de ejecución presupuestaria según los parámetros del capítulo XI de este reglamento. m) Establecer beneficios, premios o excepciones para aquellos grupos o personas que considere conveniente. n) Someter para su aprobación al Concejo Municipal, los contratos o convenios a suscribir para el cumplimiento de sus fines. o) Comprometer los fondos y autorizar los egresos referentes a los procesos licitatorios y convenios que exceden el valor mínimo acordado. 17 / 53

18 p) Autorizar la construcción de infraestructura deportiva, para lo cual se debe observar lo establecido en la Ley de Contratación Administrativa y su reglamento general. q) Estudiar y proponer las modificaciones tendientes a mejorar la eficiencia de la organización administrativa del organismo. r) Nombrar y remover en su oportunidad al administrador general del Comité Cantonal de acuerdo con la legislación vigente. Sin perjuicio de lo que regule más adelante. Conocer en segunda instancia contra las disposiciones y resoluciones dictadas por el administrador general. Artículo 21. Son funciones del presidente: a) Representar al Comité Cantonal judicial y extrajudicialmente ante las organizaciones deportivas, gubernamentales, judiciales y sociales de la República. b) Presidir las sesiones. c) Suscribir todos los contratos o convenios que celebre el Comité Cantonal. d) Ejercer las funciones de director del personal administrativo del Comité Cantonal. e) Juramentar a los miembros de los comités comunales, de las comisiones y de todas las organizaciones y asociaciones que se adscriban al CCDR Poás. f) Firmar junto con el secretario las actas de las sesiones. 18 / 53

19 g) Preparar junto con el secretario la agenda de las reuniones, asambleas y otros. h) Firmar conjuntamente con el tesorero los cheques contra las cuentas del Comité Cantonal. i) Efectuar junto con el tesorero, arqueos mensuales de caja chica y del libro de tesorería, dejar constancia de ello en el libro de actas. j) Convocar a sesiones extraordinarias. k) Decidir con doble voto los empates de Junta Directiva, excepto cuando se trate de elección de puestos en la Junta Directiva. l) Realizar todas las acciones necesarias para que el Plan Anual y el proyecto de presupuesto del Comité Cantonal, sean remitidos al Concejo Municipal para su autorización, en las fechas previstas por este reglamento. m) Girar directamente al Administrador del Polideportivo, todas aquellas instrucciones acordadas en Junta Directiva. n) Cualquier otra que le asignen las leyes y reglamentos en condición de representante del Comité Cantonal. Artículo 22. Son funciones del vicepresidente: a) Sustituir al presidente en su ausencia, con los mismos deberes y atribuciones. 19 / 53

20 b) Encargado de las relaciones públicas. c) Coordinar y agilizar el nombramiento de los comités comunales, de las comisiones y sus sustitutos. d) En conjunto con el presidente, debe realizar todas las acciones necesarias para que los informes para la Municipalidad lleguen en el plazo de rigor. e) Para efectos prácticos, sus funciones son las necesarias para trabajar en conjunto con el tesorero. Para este efecto, puede firmar cheques, en sustitución del presidente o del tesorero. Además debe estar informado de todas las actividades de la tesorería para suplir al tesorero en su ausencia. f) Sustituir al secretario en casos de extrema urgencia, cuando solo se hallen presentes el presidente, el tesorero y el vicepresidente. g) Revisar periódicamente los libros de tesorería de las otras Juntas. h) Controlar bajo inventario todos los activos del Comité Cantonal. Artículo 23. Son funciones del tesorero: a) Custodiar y responder por los dineros del organismo. b) Llevar los libros de tesorería al día y vigilar porque la contabilidad se encuentre correcta y al día. 20 / 53

21 c) Fiscalizar y recaudar los ingresos económicos ordinarios y extraordinarios que ingresen en la cuenta corriente. d) Controlar las cuotas, participaciones, donaciones y demás tipos de ingresos a los fondos del organismo y en todos los casos extender un recibo correspondiente. e) Expedir los cheques y autorizarlos con su firma conjuntamente con el presidente. f) Hacer las recomendaciones que estime convenientes a fin de que el empleo de los fondos se realice en la mejor forma posible dentro del marco del presupuesto autorizado. g) Elaborar el presupuesto del plan de trabajo anual junto con el secretario y los presupuestos de cada proyecto. h) Preparar los informes contables para la Municipalidad. Autorizarlos con su firma y la del presidente. i) Tener a disposición una caja chica, cuyo monto lo fija periódicamente la Junta Directiva del Comité Cantonal. j) Solicitarle a la Junta Directiva que se nombren los responsables de recaudar los recursos por el usufructo de las instalaciones deportivas, los cuales deben coordinar con el administrador general la forma de recaudarlos, depositarlos y tomar las medidas de control interno necesarias para el manejo de esos recursos. Artículo 24. Son funciones del secretario: a) Levantar las actas de las sesiones. 21 / 53

22 b) Firmar conjuntamente con el presidente, las actas de las sesiones. c) Redactar y enviar la correspondencia según los acuerdos tomados. d) Autorizar la correspondencia con su firma, excepto cuando sea necesario que firme el presidente. e) Elaborar el plan de trabajo anual y presupuestarlo junto con el tesorero. f) Enterar durante las sesiones de toda la correspondencia enviada y recibida. Archivar toda la documentación. g) Firmar en conjunto con el presidente los credenciales extendidos a los diferentes organismos, personas o atletas. Emitir y firmar las certificaciones extendidas por la Junta Directiva. h) Elaborar junto al presidente la agenda de sesiones, reuniones y asambleas, así como los informes a la Municipalidad. Artículo 25. Funciones del vocal: a) Con los mismos deberes y atribuciones, debe sustituir al secretario o al vicepresidente durante su ausencia. Sustituir al tesorero o al presidente, solo en caso que el vicepresidente tampoco esté presente o en el caso de una situación de extrema urgencia. b) Para efectos prácticos, sus funciones son las necesarias para trabajar en conjunto con el 22 / 53

23 secretario. c) Recibir toda la correspondencia y entregarla al secretario. d) Llevar la historia deportiva del cantón. e) Velar por la continuidad y consistencia de la legislación emanada por el Comité Cantonal y por darle seguimiento a los acuerdos. Debe convertirse en la persona con más conocimiento legal dentro del comité. f) Tramitar las denuncias, los recursos y apelaciones y levantar las informaciones que le sean encomendadas. g) Mantener actualizado el inventario del recurso humano del CCDR Poás y del registro de entes adscritos. h) Revisar periódicamente los libros de actas de las otras Juntas. Artículo 26. Las funciones definidas en este reglamento deben considerarse como las básicas y mínimas. Desde luego, cada Junta se adecua para aprovechar al máximo las capacidades de cada uno de sus miembros o para asumir las funciones de un miembro faltante. CAPÍTULO V De las sesiones, el orden del día, las actas, los acuerdos y los recursos 23 / 53

24 Artículo 27. Los integrantes de cada junta (Junta directiva, comités comunales, comisiones u otros) se reúnen en sesión ordinaria el día, hora y con la frecuencia acordados en la sesión inaugural. Extraordinariamente, se reúnen cuando sean convocados por el presidente o conjuntamente por tres de sus miembros. Todas las sesiones son públicas. Tanto los funcionarios municipales como las personas particulares pueden participar en las sesiones con carácter de asesores, tienen voz mas no voto. La Junta Directiva del CCDR Poás sesiona en las instalaciones del Polideportivo del cantón de Poás. Cada una de las otras juntas define la sede de sesiones. Estos lugares pueden ser cambiados en forma temporal por acuerdo de la mayoría de los miembros de cada junta. Artículo 28. Las sesiones ordinarias se desarrollan conforme al orden del día previamente elaborado por el presidente y el secretario. El orden del día debe darse a conocer por lo menos al inicio de cada sesión y solo puede ser modificado mediante una moción de orden aprobada por mayoría. En lo posible, el orden del día tiene los siguientes apartados: a) Lectura, discusión y aprobación del acta anterior o de las anteriores. b) Asuntos de trámite urgente a juicio del presidente. c) Correspondencia. d) Audiencias. e) Iniciativas de los miembros de la Junta Directiva. f) Iniciativas de los demás integrantes del Comité Cantonal. 24 / 53

25 g) Presentación de informes. h) Asuntos varios. Artículo 29. Cualquier asunto: correspondencia, iniciativa, moción, audiencia, dictamen u otro, debe seguir las siguientes reglas de presentación ante el secretario o el presidente para que forme parte de orden del día: a) Los asuntos pueden ser presentados por directivos o por particulares. b) Los asuntos deben presentarse al menos con veinticuatro horas de anticipación. Se exceptúan casos de extrema urgencia, que sean admitidos el mismo día en que se celebra la sesión. c) En forma escrita, el asunto, la justificación y los fines de la presentación deben estar claramente indicados. d) Todos los asuntos deben mostrar el nombre del interesado, su cédula, su firma y la manera de contactar al interesado para enviarle una respuesta. e) Se anexa al presente reglamento una plantilla para la presentación de mociones, iniciativas y audiencias. Artículo 30. Las sesiones extraordinarias deben convocarse con al menos tres días de anticipación. Este plazo puede modificarse en casos de evidente urgencia, para lo cual debe existir mayoría calificada de los miembros de la Junta Directiva. En las sesiones extraordinarias solo puede conocerse el asunto incluido en la convocatoria. La convocatoria la hace el presidente por cualquier medio idóneo. 25 / 53

26 Artículo 31. El quórum es de tres miembros. Si el número de presentes no alcanza el quórum después de media hora de iniciada la sesión, esta se suspende. En el acta se anotan las razones de la suspensión y se indican los nombres de los presentes y los nombres de los ausentes. Artículo 32. En cuanto al uso de la palabra, tiempo y mociones, demás aspectos de procedimiento y manejo de las sesiones, no contemplados en este reglamento se aplica lo establecido en el reglamento, de sesiones del Concejo Municipal de Poás. Lo mismo rige en lo que corresponde a las funciones, deberes y atribuciones de las Juntas. Artículo 33. De los acuerdos y votaciones. a) Cada uno de los directivos tiene un voto. Los acuerdos se tomarán por mayoría simple de los votos presentes, salvo los casos que de conformidad con la ley, requieran una mayoría diferente. En caso de empate en una votación, el presidente tiene voto calificado. b) Los acuerdos quedan firmes al aprobarse el acta en la sesión ordinaria siguiente. En casos especiales de urgencia, emergencia o necesidad, se pueden declarar los acuerdos como en firme. c) En los acuerdos que lo ameriten, sobre todo cuando se decidan beneficios, excepciones, gratificaciones, exoneraciones o similares, se debe indicar su período de vigencia. d) Durante la discusión del acta, los directivos pueden solicitar la revisión de acuerdos de la sesión anterior, siempre y cuando dicho acuerdo no hubiese sido declarado en firme. La misma mayoría requerida para dictar un acuerdo es necesaria para acordar su revisión. Aceptada la revisión, el presidente pone en discusión el asunto a que se refiere el acuerdo. Artículo 34. De los recursos. Se pueden presentar recursos de revocatoria de acuerdos ante la Junta Directiva del CCDR Poás. 26 / 53

27 a) Contra los actos, acuerdos o resoluciones emitidos por el Comité Cantonal de Deportes y cualquiera de sus órganos, caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, los cuales deben interponerse dentro del quinto día, contados a partir del presente acto de notificación, sin que ello suspenda la ejecución del acto. Las reglas de forma y fondo de los recursos apuntados se rigen por lo establecido en el Código Municipal, Ley Nº 7794, título VI, y en lo restante, por la Ley General de la Administración Pública. La Junta Directiva debe conocer el recurso en la sesión ordinaria siguiente o extraordinariamente convocada para este fin. b) Los recursos de apelación subsiguiente se presentan ante el Concejo Municipal, cuando sea en materia administrativa y ante el Instituto Costarricense del Deporte y Recreación, cuando lo sea en materia deportiva. c) Tratándose de solicitudes de nulidad sobre los acuerdos tomados en una asamblea, éstas deben plantearse por escrito dentro del término de tres días contados a partir del día hábil posterior a la celebración de la asamblea, y se rigen por las reglas contempladas en la Ley general de la administración pública, capítulo VI. Artículo 35. De las actas. a) El desarrollo de la sesión y los acuerdos tomados deben consignarse mediante el levantamiento de un acta, por parte del secretario, en el libro de actas. b) El libro de actas de la Junta directiva del Comité Cantonal debe ser debidamente foliado y legalizado por la Auditoria Interna dela Municipalidad. El libro de actas de otras juntas (por ejemplo comités comunales y comisiones específicas) deben ser legalizados por el CCDR Poás. c) El acta de cada sesión debe entregarse, a más tardar veinticuatro horas antes de la sesión en que sean discutidas y aprobadas. 27 / 53

28 d) Las actas aprobadas deben llevar las firmas del presidente y del secretario. CAPÍTULO VI De las comisiones específicas de apoyo Artículo 36. La Junta Directiva del CCDR Poás es la autoridad superior en materia deportiva o recreativa del cantón de Poás. Sin embargo, puede delegar sus funciones a comisiones con funciones específicas, más no su responsabilidad. Artículo 37. Las comisiones tienen plenos poderes de acción y cuentan con el apoyo de la Junta Directiva del Comité Cantonal. No obstante, la Junta Directiva se reserva el derecho de veto de sus decisiones. Artículo 38. Las comisiones, y sus miembros, son propuestas por los directivos del CCDR Poás. Al formar una comisión, se definen sus funciones, objetivos y plazos. Todas las comisiones tienen un período de vigencia. En caso de no indicarse este período se supone que quedan disueltas cuando termine el período de la Junta directiva que las formó. Artículo 39. Una comisión cuenta con un mínimo de tres miembros y un máximo de cinco. Por lo menos, uno de sus integrantes es uno de los directivos del Comité Cantonal. Los cargos mínimos son los de presidente, tesorero y secretario y se eligen en la sesión inaugural en forma interna. Los miembros de las comisiones pueden ser destituidos o sustituidos por acuerdo de la Junta Directiva del Comité Cantonal. No hay restricciones para la reelección. Aunque en principio, los miembros de una comisión realizan sus funciones ad honorem, a ella pueden pertenecer los empleados del CCDR Poás. Esto es particularmente cierto para las comisiones que requieren de decisiones técnicas muy específicas donde se necesite de un 28 / 53

29 experto en la materia. Se pueden comisionar tareas a los comités comunales, a los grupos organizados, a las asociaciones deportivas o recreativas adscritas, a los empleados, a los entrenadores y a los atletas y equipos. Artículo 40. Los miembros de las comisiones deben ser juramentados por el presidente de la Junta directiva del CCDR Poás, antes de entrar en funciones. Artículo 41. El quórum es, naturalmente, de tres personas y para sesionar se siguen los mismos lineamientos que para tal efecto tiene la Junta Directiva según el Capítulo V de este reglamento. Los acuerdos se toman por mayoría simple con carácter de firme y se levantan actas de sus sesiones. En un plazo no mayor de quince días, las comisiones informan a la Junta directiva de sus dictámenes. Artículo 42. Las comisiones tienen el nombre que identifique su función. Algunas comisiones típicas pueden ser: a) Comisión deportiva: Esta comisión puede ser global o pueden formarse comisiones específicas para una disciplina deportiva. Busca la formación de atletas competitivos, el alto rendimiento o la promoción de un deporte particular. Es deseable que cuente al menos con un profesional en ciencias del deporte. b) Comisión recreativa: Su función puede ser el desarrollo de actividades recreativas en el ámbito cantonal, con proyección nacional. Puede estimular el uso terapéutico de las actividades físicas por parte de grupos específicos de la población: adulto mayor, personas especiales, personas en rehabilitación, niños; o simplemente la práctica de la actividad física con fines recreativos. c) Comisión de eventos: Puede ser una comisión global cuya función sea la promoción del cantón en el ámbito deportivo nacional como una sede deportiva. También puede ser una 29 / 53

30 comisión conformada para organizar un evento específico que se desarrolle en el cantón de Poás. Los eventos pueden ser organizados en conjunto con otros grupos comunales o nacionales. Son particularmente deseables las actividades de carácter nacional avaladas por las federaciones deportivas nacionales. d) Comisión de presupuesto: en esta comisión, la Junta directiva del CCDR Poás puede delegar la elaboración del borrador del presupuesto anual y del plan de trabajo anual del Comité Cantonal de Deportes, de los informes trimestrales, de las ejecuciones presupuestarias y cualquier otro instrumento de esta materia que debe ser enviado al Concejo Municipal. Asimismo, puede dar asesoría o auditorías a todas las comisiones o comités que lo requieran. Puede también formarse una comisión que busque financiamientos externos para el Comité Cantonal. e) Comisión administrativa: esta comisión puede tener a su cargo la administración de recintos deportivos, además recomendar las cuotas que deben cancelarse para su uso, las mejoras necesarias para cada uno, y garantizar el acceso a toda población a estas instalaciones mediante la redacción y actualización de los reglamentos de uso de instalaciones deportivas. Igualmente, estudiar la viabilidad de las propuestas para construcción de nuevas instalaciones deportivas. Propone la contratación del personal necesario para la custodia y mantenimiento de las instalaciones o para el correcto funcionamiento de las Juntas, como contratar entrenadores, auditores, contadores, secretarios, administradores, abogados o asesores en áreas técnicas o científicas específicas. f) Comisión de Juegos Nacionales: encargada de todas las actividades administrativas y burocráticas necesarias para que los atletas de Poás participen en este evento nacional. Artículo 43. En casos muy especiales, o en situaciones de extrema urgencia, se puede comisionar a una única persona para realizar un trabajo. Artículo 44. Las comisiones, y los comisionados, pueden tener a disposición una caja chica, cuyo monto lo fija periódicamente la Junta directiva del Comité Cantonal pero deben entregar facturas de sus gastos y hacerlo en forma honesta y transparente. Los comisionados están expuestos a los mismos deberes y sanciones que contempla este reglamento para otros directivos. 30 / 53

31 CAPÍTULO VII De los Comités Comunales Artículo 45. Los comités comunales de deportes y recreación son los representantes del CCDR Poás y son los responsables del desarrollo deportivo y recreativo en su comunidad. Por lo menos cada distrito del cantón debe contar con un comité distrital, llamado también comunal. Aquellas comunidades que lo deseen pueden solicitar al CCDR Poás que convoque a una asamblea para la constitución de un comité comunal que les represente. Artículo 46. Un comité comunal está integrado por cinco miembros, que no reciben salario o dieta, residentes en la comunidad respectiva, que se nombran en una asamblea comunal convocada por el Comité Cantonal dentro del mes de abril de cada dos años (en el primer mes de labores de la nueva Junta Directiva), e inician sus labores el primero de mayo siguiente después de haber sido juramentados ante el CCDR Poás. Artículo 47. Los miembros de los comités comunales deben cumplir con los requisitos de los artículos 7º y 8º de este reglamento. Podrán ser reelegidos por tres períodos consecutivos. No hay restricciones para la reelección no consecutiva. Artículo 48. En la sesión inaugural de un comité se definen los cargos que ocuparán sus miembros, entre presidente, vicepresidente, tesorero, secretario y vocal, cuyas funciones son análogas a las de los miembros de la Junta Directiva.Tambié n se acuerda el horario de reuniones, con una frecuencia mínima de dos veces al mes. Sesionan según las reglas establecidas en este reglamento. Artículo 49. Como miembros del CCDR Poás, las funciones de los comités comunales de deportes y recreación son las mismas establecidas en el presente reglamento y las siguientes: 31 / 53

32 a) Trabajar en conjunto con el CCDR Poás. b) Realizar actividades para fomentar el deporte en sus comunidades. Por lo menos deben presentar un proyecto anual. c) Participar en las actividades organizadas por el Comité Cantonal. d) Un comité comunal puede funcionar como una comisión de apoyo para el CCDR Poás para realizar algunas tareas específicas, tales como administrar las instalaciones deportivas, organizar eventos o cualquier otro. e) Participar en la redacción y actualización de los reglamentos de uso de instalaciones deportivas y hacer los ajustes necesarios para aplicarlos en sus comunidades. f) Elaborar y entregar informes cuatrimestrales de su gestión ante el Comité Cantonal de Deportes de Poás, en la primera semana de los meses de mayo, septiembre y enero de cada año. g) Reunirse con la Junta directiva del Comité Cantonal después de entregar cada informe cuatrimestral. h) Elaborar el plan anual de trabajo y el presupuesto anual, documentos que son enviados en el mes de mayo de cada año a la Juntadirectiva del CCDR Poás, para su aprobación en inclusión en el presupuesto anual del CCDR Poás. i) Solo la Junta directiva del CCDR Poás tiene cédula jurídica, por lo tanto, los comités comunales deben depositar sus fondos en la cuenta única del Comité Cantonal. Sin embargo, tienen potestad absoluta para decidir qué hacer con sus fondos de acuerdo con el plan de trabajo aprobado. 32 / 53

33 j) Nombrar dos delegados para las asambleas cantonales. k) Gozar del usufructo de los recursos obtenidos de las instalaciones deportivas y recreativas bajo su administración, los cuales se manejarán conforme a las medidas de control interno que establezca la Junta Directiva del CCDR Poás, las normas jurídicas y las sanas prácticas. l) Tener a disposición una caja chica, cuyo monto lo fija periódicamente la Junta Directiva del Comité Cantonal. m) Acatar cualquier otra disposición que sea emanada de la Junta directiva del Comité Cantonal. Artículo 50. Los comités comunales pueden ser disueltos cuando tengan menos de tres miembros o cuando el CCDR Poás haya determinado que no responden ni a los intereses de sus comunidades, ni a las directrices del CCDR Poás. Sus miembros pueden ser removidos siguiendo las pautas de este reglamento. CAPÍTULO VIII De los grupos afiliados Artículo 51. Toda organización deportiva o recreativa, entidad jurídica, con personería o no, dedicada a la práctica y promoción de algún deporte en Poás, puede inscribirse y afiliarse al Comité Cantonal. Para ello deben cumplir: a) Tener una junta directiva nombrada y funcionando. 33 / 53

34 b) Nombrar a una persona como representante ante el Comité cantonal. c) Presentar una lista de todos los integrantes de su agrupación y sus respectivas calidades. d) Si es persona jurídica, es decir una asociación deportiva o recreativa, deben aportar certificación de personería jurídica, con no más de tres meses de emitida. e) Someterse a la programación estructurada por los encargados de administrar las instalaciones deportivas. Una vez aprobada su afiliación, la Junta directiva del CCDR Poás le extiende una constancia de su afiliación, donde se indica: nombre de la agrupación, representante, actividad deportiva o recreativa, a qué se dedica, fecha de la sesión y acuerdo en el que se aprobó su afiliación. Artículo 52. Los grupos organizados y las asociaciones deportivas o recreativas afiliadas al CCDR Poás tienen derecho a : a) Participar en proyectos, programas y eventos del Comité Cantonal. b) Recibir beneficios o excepciones por parte del Comité Cantonal para realizar sus funciones deportivas. c) Contar con el apoyo del Comité Cantonal para la organización de sus eventos. d) Afiliarse a un comité comunal. 34 / 53

35 e) Participar en las asambleas para la elección de los directivos del Comité Cantonal. También pueden participar en las asambleas para la elección de comités comunales. En estas asambleas tienen a ser escuchados, a votar y son pueden ser presentados como candidatos para integrar la tanto la Junta Directiva del CCDR Poás como los comités comunales. f) Ser comisionados para tareas específicas por la Junta directiva del CCDR Poás. Artículo 53. Los miembros de las juntas de los grupos organizados y de las asociaciones deportivas tienen las mismas obligaciones que los otros directivos contempladas en este reglamento. CAPÍTULO IX De otros miembros del CCDR POÁS Artículo 54. Los empleados, entrenadores, atletas, miembros de comisiones y directivos del CCDR Poás le representan en todo momento y lugar, por lo que se espera un comportamiento a la altura de tal responsabilidad. Artículo 55. De los empleados. Las personas que contrate el CCDR Poás para una tarea específica pueden ser de dos tipos: empleados permanentes y empleados temporales. Ambos se rigen por el código de trabajo y el reglamento autónomo de organización y servicio de la Municipalidad de Poás. Todos los empleados del CCDR Poás deben entregar informe de labores al finalizar su contrato, conforme a las directrices establecidas en la función pública; en el caso de los empleados permanentes, un informe periódico semestral y otro informe de fin de gestión conforme a las directrices establecidas en la función pública. Artículo 56. Del Administrador. El CCDR Poás contará con un administrador de las instalaciones y tendrá las siguientes funciones: 35 / 53

36 a. Elaborar los presupuestos y planes de trabajo del Comité Cantonal de Deportes y Recreación, conforme los parámetros establecidos por este comité, el Concejo Municipal y Contraloría General de la República. b. Realizar diferentes actividades en gestión de proyectos, programas, preparación y seguimiento del plan-presupuesto y asesorar a nivel de control y normas técnicas y legales, al Comité Cantonal de Deportes y Recreación, a partir de la aplicación de conocimientos básicos y técnicas propias del campo de la administración, uso de equipo de oficina principalmente computarizado, análisis de documentos varios, y empleo del plan presupuesto, entre otros, con el fin de garantizar en el ámbito básico, la correcta utilización y desarrollo del recurso financiero, deportivo y de infraestructura que es requerido por el Comité Cantonal de Deportes y de los diferentes Comités Distritales. c. Ejecución de las actividades propias de la planificación y coordinación del manejo general de Comité Cantonal de Deportes y Recreación, así como también, de aquellas acciones técnico operativas en el campo de la supervisión de las áreas de los Comités Distritales de Deportes. Coordinar las labores de Evaluación y Asesoramiento de los Comités mencionados y del Sistema de Control Interno. d. Efectuar la supervisión de proyectos y actividades específicas del Comité Cantonal de Deportes y Recreación y llevar en coordinación con los Comités Distritales un control de tiempo de ejecución de los programas presupuestados. e. Llevar el control de ingresos de la piscina, cancha de fútbol, vallas publicitarias y otros que se generen conforme los parámetros establecidos. f. Planear, organizar, coordinar, ejecutar y controlar el proceso de aprovisionamiento de bienes y servicios de de la entidad, bajo los principios de legalidad requeridos y en apego a lo dispuesto por la ley de Contratación Administrativa y su reglamento. g. Preparar y brindar informes periódicos al Comité Cantonal de Deportes y Recreación. 36 / 53

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