Manual Específico de Procedimientos COORDINACIÓN DE DELEGACIONES REGIONALES


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1 Manual Específico de Procedimientos COORDINACIÓN DE DELEGACIONES REGIONALES XALAPA, VERACRUZ, MÉXICO NOV 2018

2 Miguel Ángel Yunes Linares Gobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Enrique Pérez Rodríguez Secretario de Educación de Veracruz Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo Claudia Iliana López Benítez Coordinadora de Delegaciones Regionales

3 CONTENIDO PRESENTACIÓN 4 1. ORGANIGRAMA 5 2. SIMBOLOGÍA 6 3. PROCEDIMIENTOS Coordinación de Delegaciones Regionales Gestión y Seguimiento de Trámite 9 4. GLOSARIO DIRECTORIO 15 HOJA DE AUTORIZACIÓN 18

4 PRESENTACIÓN En cumplimiento a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículo 12, fracción XVI; artículo 13; artículo 14, fracción VII y artículo 15 fracción II, y al Plan Veracruzano de Desarrollo apartado Regenerar la competitividad gubernamental, que señalan la obligatoriedad de las Dependencias de expedir y mantener actualizados los manuales administrativos que normen su actuación, y en apego a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, vigente, emitida por la Contraloría General del Estado, la Coordinación de Delegaciones Regionales se dio la tarea de elaborar el presente Manual Específico de Procedimientos como herramienta normativa-administrativa que coadyuve en el desempeño de sus atribuciones conferidas, logrando la eficiencia en la organización de las áreas que la integran. A través de éste documento quedan establecidos los procedimientos que realiza la Coordinación de Delegaciones Regionales de forma lógica, sistemática y detallada en sus actividades en concordancia con sus atribuciones, con el fin de lograr la ejecución eficiente de los mismos, así como contribuir a la simplificación y modernización de los procesos administrativos. 4 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

5 1. ORGANIGRAMA 5 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

6 2. SIMBOLOGÍA Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varias decisiones o alternativas (preguntas o verificación de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que utiliza, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse indicando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; y si es original, tanto o copia, y el número de ellas. O Original T Tanto F Fotocopia (cuando se fotocopia un documento) 1, Número de copias Multidocumento Se utiliza para representar paquetes de documentos, expedientes, carpetas, etc. Archivo permanente Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo Documento y se le pueden agregar en el interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. 6 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

7 Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el procedimiento. Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas actividades. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento. USB Representa un archivo digital en memoria USB. 7 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

8 3. PROCEDIMIENTOS 8 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

9 Procedimiento Gestión y seguimiento de trámite Área: Coordinación de Delegaciones Regionales Objetivo: Gestionar de manera oportuna y con base a las normas de operación de cada una de las áreas que dependen de la Secretaría de Educación de Veracruz, los trámites y servicios que el público en general solicita de las Delegaciones Regionales. Frecuencia: Periódica Normas: Los Trámites deben ser atendidos por la Coordinación de Delegaciones Regionales o por las áreas de esta Secretaría, según corresponda. Los Documentos a solicitar se deben verificar antes de iniciar cualquier gestión de trámite o servicio. Toda Documentación recibida, debe de cumplir las normas establecidas por la Secretaría de Educación de Veracruz. La Documentación recibida se remite al área de la Coordinación de Delegaciones Regionales o de la Secretaría de Educación de Veracruz, que le corresponde elaborar el trámite. Todos los Oficios de salida deben generar las copias de conocimiento correspondientes para su envío. Elaboración: Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo y Oficialía Mayor Revisión: Coordinación de Delegaciones Regionales Autorización: Secretaría de Educación Fecha de elaboración: Noviembre de 2018 Fecha de autorización: Noviembre de MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

10 Descripción Narrativa Gestión y seguimiento de trámite Responsable: Coordinación de Delegaciones Regionales Actividad Descripción 1 Determina cual es la vía de recepción del trámite. Cuál es la vía de recepción? 1A En caso de ser del interesado(a): Recibe del interesado Documentación requerida en un tanto para realizar el trámite. Continua con la actividad número 2A. En caso de ser de la Delegación Regional: 2 Recibe de la Delegación Regional Oficio de remisión de trámite original y Documentación requerida en un tanto para realizar el trámite. 2A Verifica si la Documentación requerida cumple con la normatividad correspondiente para realizar el trámite. Cumple con la normatividad? 2B En caso de no cumplir con la normatividad: Determina a quién se le devuelve la Documentación. A quién se le devuelve la documentación? En caso de ser el interesado(a): 3 Devuelve la Documentación en un tanto, e informa verbalmente a éste indicando el motivo de la no procedencia. Fin. En caso de ser a la Delegación Regional: 4 Elabora Oficio de respuesta en original y copia dirigido a la Delegación correspondiente, indicando el motivo de no procedencia y recaba en éste firma del Coordinador(a) de Delegaciones regionales. 4A Envía Oficio de respuesta original y Documentación en un tanto a la Delegación correspondiente, y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Fin. 10 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

11 En caso de cumplir con la normatividad: 5 Informa verbalmente al interesado o Delegación Regional fecha aproximada para recoger el Documento solicitado. 5A Elabora Oficio de turno de trámite en original y copia dirigido al titular del área correspondiente,a fin de dar seguimiento al trámite, y recaba en éste firma del Coordinador(a) de Delegaciones Regionales. 5A.1 Turna Oficio de turno de trámite en original junto con un tanto de la Documentación recibida en un tanto al área correspondiente, y archiva la copia del oficio como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Pasa el tiempo. 6 Recibe del área correspondiente, Oficio de respuesta original, asi como Documentación comprobatoria en un tanto. 7 Determina a quién se le entrega el Documento comprobatorio. A quién se le entrega el documento? 7A En caso de ser al interesado(a): Entrega al interesado Documento comprobantorio original, obtiene fotocopia del Documento comprobatorio, y achiva la copia como acuse de recibo de manera cronológica permanente. Fin. En caso de ser a la Delegación Regional: 8 Elabora Oficio de resolución en original y copia, dirigido al Delegado correspondiente, con la finalidad de darle seguimiento al trámite, y recaba en éste firma del Coordinador(a) de Delegaciones Regionales. 10 Envía Oficio de resolución original al Delegado correspondiente junto con el Documento comprobatorio en un tanto, y archiva la copia del oficio como acuse de recibo de manera cronológica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 11 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

12 Flujograma Gestión y seguimiento de trámite Responsable: Coordinación de Delegaciones Regionales INICIO DETERMINA CUÁL ES LA VÍA DE RECEPCIÓN? INTERESADO(A) RECIBE DELEGACIÓN REGIONAL DOCUMENTACIÓN T RECIBE 1 OFICIO DE REMISIÓN 0 DOCUMENTACIÓN T 1 VERIFICA CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD? NO DETERMINA SI INFORMA FECHA VERBALMENTE AL INTERESADO A QUIEN SE LE DEVUELVE LA DOCUMENTACIÓN? INTERESADO(A) DEVUELVE E INFORMA VERBALMENTE NO PROCEDENCIA COORDINADOR(A) DE DELEGACIONES REGIONALES ELABORA Y RECABA FIRMA DELEGACIÓN REGIONAL DOCUMENTACIÓN T INTERESADO(A) OFICIO DE TURNO DE TRÁMITE FIN 2 12 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

13 Flujograma Gestión y seguimiento de trámite Responsable: Coordinación de Delegaciones Regionales 2 TURNA COORDINADOR(A) DE DELAGACIONES REGIONALES 1 ELABORA Y RECABA FIRMA OFICIO DE TURNO DE TRÁMITE 0 DOCUMENTACIÓN T OFICIO DE TURNO DE TRÁMITE 1 ÁREA CORRESPONDIENTE C OFICIO DE RESOLUCIÓN 0 ENVÍA 1 OFICIO DE RESOLUCIÓN 0 DELEGADO CORRESPONDIENTE ÁREA CORRESPONDIENTE RECIBE OFICIO DE RESPUESTA O DOCUMENTO COMPROBATORIO T OFICIO DE RESPUESTA 1 C DOCUMENTACIÓN COMPROBATORIO T FIN DETERMINA ENVÍA A QUIEN SE LE ENTREGA EL DOCUMENTO? INTERESADO(A) ENTREGA, OBTIENE Y ARCHIVA OFICIO DE RESOLUCIÓN 0 DOCUMENTO COMPROBATORIO T DELEGADO CORRESPONDIENTE COORDINADOR(A) DE DELAGACIONES REGIONALES DELEGACIÓN REGIONAL ELABORA Y RECABA FIRMA DOCUMENTO COMPROBATORIO 0 1 INTERESADO C OFICIO DE RESOLUCIÓN 1 FIN C OFICIO DE RESOLUCIÓN O-1 FIN 13 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

14 4. GLOSARIO Término Gestión Oficinas Centrales Interesado Definición Hacer los trámites o diligencias necesarias para resolver un asunto. Son las áreas establecidas en las instalaciones de la Secretaría de Educación de Veracruz y que se ubican en el k.m. 4.5 de la carretera Xalapa-Veracruz, en la ciudad de Xalapa, Veracruz. Es la persona que acude a la Coordinación de Delegaciones Regionales, a solicitar un trámite o servicio. 14 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

15 5. DIRECTORIO Claudia Iliana López Benítez Coordinadora de Delegaciones Regionales Carretera Federal Xalapa-Veracruz km 4.5, Colonia Sahop C.P , Xalapa, Veracruz. Tel. 01 (228) ext Aquiles Emmanuel Moreno Solano Jefe de Oficina de Enlace Administrativo Carretera Federal Xalapa-Veracruz km 4.5, Colonia Sahop C.P , Xalapa, Veracruz. Tel. 01 (228) ext. 7444, 7463, 7478 Andrea Hernández López Jefa del Departamento de Servicios Educativos Carretera Federal Xalapa-Veracruz km 4.5, Colonia Sahop C.P , Xalapa, Veracruz. Tel. 01 (228) ext. 7568, 7511 Jesus Eduardo Virto Pérez Jefe del Departamento de Planeación y Control Educativo Carretera Federal Xalapa-Veracruz km 4.5, Colonia Sahop C.P , Xalapa, Veracruz. Tel. 01 (228) ext. 7481, 7627 Profr. Margarito Maqueda Zumaya Delegado Regional de Tantoyuca Galeana No. 179 Esq. Con M. Ocampo, Centro C.P , Tantoyuca, Veracruz (789) / , Red (228) ext Lic. Martha Emilia Rodríguez Sánchez Encargada de la Delegación Regional de Túxpam Avenida Independencia No. 190, Col. Enrique Rodríguez Cano C.P , Túxpam, Veracruz (783) / , ext. 7836, 7837 y 7566 Profr. Ricardo Arturo Portilla Espindola Delegado Regional de Huayacocotla Benito Juárez No. 1 int 8, Centro C.P , Huayacocotla, Veracruz (774) / MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

16 5. DIRECTORIO Lic. Romina Adhara Amezcua Aguirre Delegada Regional de Poza Rica David Alfaro Siqueiros No. 4, Col. Magisterio C.P , Poza Rica, Veracruz (782) / / / , Red (228) ext. 7832, 7833 y 7838 Ing. Miguel Angel Nuñez Bustos Delegado Regional de Martínez de la Torre Boulevard Luis Donaldo Colosio No. 413, Col. Yucatán C.P , Martínez de la Torre, Veracruz (232) / , Red (228) ext y 7831 Lic. María Concepción López Ruíz Delegada Regional de Coatepec Ignacio Zaragoza No. 21, Centro C.P , Coatepec, Veracruz (228) / / , Red (228) ext. 7820, 7096, 7822 y 7821 Lic. María Estela Rodríguez Olguín Delegada Regional de Córdoba Av. 15 s/n entre calle 28 y 28-A, Col. Nuevo Córdoba C.P , Córdoba, Veracruz (271) / , Red (228) ext y 7853 Lic. Fernando Hugo Solano Garcia Delegado Regional de Orizaba 2da. Privada de 20 de Noviembre, Col. Espinal C.P , Orizaba, Veracruz (272) / / , Red (228) ext y 7851 C.P. Gerardo Calihua Contreras Delegado Regional de Zongolica Av. Ignacio Zaragoza No. 15-A, Centro C.P , Zongolica, Veracruz (278) MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

17 5. DIRECTORIO Lic. Sonia Colorado Alfonso Delegada Regional de Veracruz Negrete No. 91, Col. Zaragoza C.P , Veracruz, Veracruz (229) / / / / / , Red (228) ext y 7882 Profr. Mario Mota Cerrillo Delegado Regional de Cosamaloapan Av. Joaquín Arroniz, Centro C.P , Cosamaloapan, Veracruz (288) / / , Red (228) ext y 7811 Lic. Lorenzo Francisco Hermida Mayans Delegado Regional de Coatzacoalcos Km. 9.5 Carretera Antigua Minatitlán-Coatzacoalcos-Cánticas, Col. Tesoro C.P , Coatzacoalcos, Veracruz (921) / / , Red (228) ext. 7800, 7801 y MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

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19 Créditos Beatriz F. Cabrera Excelente Nombre del responsable del área a la que pertenece el manual Ricardo Camacho Lozano Coordinación Ejecutiva Leticia López Bonilla Armando Ortega Luna Coordinación Operativa Elia Juárez Consultoría Nubia A. Castañeda Moctezuma Revisión Jesus Eduardo Virto Pérez Integración

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