Manual Específico de Procedimientos DELEGACIÓN REGIONAL TIPO


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1 Manual Específico de Procedimientos DELEGACIÓN REGIONAL TIPO XALAPA, VERACRUZ, MÉXICO NOV 2018

2 DELEGACIÓN REGIONAL TIPO Miguel Ángel Yunes Linares Gobernador del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave Enrique Pérez Rodríguez Secretario de Educación de Veracruz Abel Ignacio Cuevas Melo Oficial Mayor Beatriz F. Cabrera Excelente Titular de la Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo Claudia Iliana López Benítez Coordinadora de Delegaciones Regionales

3 DELEGACIÓN REGIONAL TIPO CONTENIDO PRESENTACIÓN 4 1. ORGANIGRAMA 5 2. SIMBOLOGÍA 6 3. PROCEDIMIENTOS Delegación Regional Tipo Atención y Gestión de Trámite 9 4. GLOSARIO DIRECTORIO 14 HOJA DE AUTORIZACIÓN 16

4 DELEGACIÓN REGIONAL TIPO PRESENTACIÓN En cumplimiento a la Ley Orgánica del Poder Ejecutivo del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, artículo 12, fracción XVI; artículo 13; artículo 14, fracción VII y artículo 15 fracción II, y al Plan Veracruzano de Desarrollo apartado Regenerar la competitividad gubernamental, que señalan la obligatoriedad de las Dependencias de expedir y mantener actualizados los manuales administrativos que normen su actuación, y en apego a la Metodología para la Elaboración de Manuales Administrativos, vigente, emitida por la Contraloría General del Estado, la Coordinación de Delegaciones Regionales se dio la tarea de elaborar el presente Manual Específico de Procedimientos como herramienta normativa-administrativa que coadyuve en el desempeño de sus atribuciones conferidas, logrando la eficiencia en la organización de las áreas que la integran. A través de éste documento quedan establecidos los procedimientos que realiza la Coordinación de Delegaciones Regionales de forma lógica, sistemática y detallada en sus actividades en concordancia con sus atribuciones, con el fin de lograr la ejecución eficiente de los mismos, así como contribuir a la simplificación y modernización de los procesos administrativos. 4 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

5 DELEGACIÓN REGIONAL TIPO 1. ORGANIGRAMA 5 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

6 DELEGACIÓN REGIONAL TIPO 2. SIMBOLOGÍA Terminal Indica el inicio del procedimiento y el final del mismo. Operación Representa la ejecución de una actividad operativa o acciones a realizar con excepción de decisiones o alternativas. Decisión o alternativa Indica un punto dentro del flujo en que son posibles varias decisiones o alternativas (preguntas o verificación de condiciones). Documento Representa cualquier tipo de documento que utiliza, reciba, se genere o salga del procedimiento, los cuales pueden identificarse indicando en el interior del símbolo la clave o nombre correspondiente; y si es original, tanto o copia, y el número de ellas. O Original T Tanto F Fotocopia (cuando se fotocopia un documento) 1, Número de copias Multidocumento Se utiliza para representar paquetes de documentos, expedientes, carpetas, etc. Archivo permanente Indica que se guarda un documento en forma permanente. Se usa generalmente combinado con el símbolo Documento y se le pueden agregar en el interior las siguientes instrucciones: A Alfabético N Numérico C Cronológico Archivo temporal Indica que el documento se guarda en forma eventual o provisional. Se rige por las mismas condiciones del archivo permanente. 6 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

7 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO Conector Representa una conexión o enlace de una parte del diagrama con otra parte lejana del mismo. Conector de página Representa una conexión o enlace con otra hoja diferente en la que continúa el procedimiento. Dirección de flujo o líneas de unión Conecta los símbolos señalando el orden en que deben realizarse las distintas actividades. Preparación o Conector de procedimiento Indica conexión del procedimiento con otro que se realiza de principio a fin para poder continuar con el descrito. Pasa el tiempo Representa una interrupción del proceso. Sistema informático Indica el uso de un sistema informático en el procedimiento. Efectivo o Cheque Representa el efectivo o cheque que se reciba, genere o salga del procedimiento. Aclaración Se utiliza para hacer una aclaración correspondiente a una actividad del procedimiento. Disco compacto Representa la acción de respaldar la información generada en el procedimiento en una unidad de lectura óptica. Objeto Es la representación gráfica de un objeto tangible descrito dentro del procedimiento. USB Representa un archivo digital en memoria USB. 7 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

8 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO 3. PROCEDIMIENTOS 8 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

9 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO Procedimiento Atención y gestión de trámites Área: Delegación Regional Tipo Objetivo: Gestionar de manera oportuna y con base a las normas de operación de cada una de las áreas que dependen de la Secretaría de Educación de Veracruz, los trámites y servicios que el público en general solicite. Frecuencia: Periódica Normas: Elaboración: Unidad de Planeación, Evaluación y Control Educativo y Oficialía Mayor Los trámites pueden ser atendidos por la Delegación regional de acuerdo a su alcance. Los trámites que requiera por su naturaleza, serán remetidos a la Coordinación de Delegaciones Regionales o a las áreas de la Secretaría de Educación, según correspondan. La Delegación Regional determina de acuerdo a su ubicación geográfica y recursos financieros, si gestiona el trámite a través de la Coordinación de Delegaciones Regionales o directamente con las áreas de la Secretaría de Educación. Los Documentos a solicitar se deben verificar antes de iniciar cualquier gestión. Todo Trámite o Servicio debe de cumplir con las normas establecidas por la Secretaría de Educación de Veracruz. Todos los Oficios de salida deben generar las copias de conocimiento correspondientes para su envío. Revisión: Coordinación de Delegaciones Regionales Autorización: Secretaría de Educación Fecha de elaboración: Noviembre de 2018 Fecha de autorización: Noviembre de MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

10 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO Descripción Narrativa Atención y gestión de trámite Responsable: Delegación Regional Tipo Actividad Descripción 1 Recibe del interesado Documentación requerida en un tanto para realizar el trámite, y verifica que cumpla con la normatividad. Cumple con la normatividad? 1A En caso de no cumplir con la normatividad: Devuelve Documentación en un tanto al interesado e informa verbalmente el motivo de la no procendencia. Fin. En caso de cumplir con la normatividad: 2 Determina el área a quién debe turnar la Documentación para realizar el trámite. Área a quién debe turnar la documentación? 3A En caso de ser la Delegación Regional: Elabora Documentación comprobatoria en original y copia del trámite realizado dirigido al área correspondiente, a fin de dar seguimiento, y recaba en éste firma del titular que le corresponda. 3A.1 Turna Documentación comprobatoria original al área correspondiente, y archiva la copia como acuse de recibo de manera cronólogica permanente. Fin. En caso de ser Coordinación de Delegaciones Regionales o Secretaría de Educación: 4 Informa verbalmente fecha aproximada para recoger el Documento solicitado. 10 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

11 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO 4A Elabora Oficio de remisión en original y copia dirigido al Coordinador(a) de Delegaciones o al titular del área de la Secretaría de Educación que corresponda, a fin de que se obtenga una respuesta, y recaba en éste firma de titular correspondiente. 4A.1 Turna Oficio de remisión original a la Coordinación de Delegaciones o al área de la Secretaría de Educación según competa, junto con la Documentación correspondiente en un tanto, y archiva la copia del oficio como acuse de recibo de manera cronólogica permanente. Pasa el tiempo. 5 Recibe de la Coordinación de Delegaciones o del área de la Secretaría de Educación, Oficio de respuesta original, asi como el Documento comprobatorio en un tanto. 6 Obtiene fotocopia del Documento comprobatorio y entrega el original de éste al interesado, y archiva fotocopia como acuse de recibo de manera cronólogica permanente. FIN DEL PROCEDIMIENTO. 11 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

12 DELEGACIÓN REGIONAL TIPO Flujograma Atención y gestión de trámite Responsable: Delegación Regional Tipo INICIO INTERESADO RECIBE Y VERIFICA DOCUMENTACIÓN T COORDINACIÓN DE DELEGACIONES O ÁREA DE LA SECRETARÍA DE EDUCACIÓN RECIBE OFICIO DE RESPUESTA 0 CUMPLE CON LA NORMATIVIDAD? NO DEVUELVE E INFORMA VERBALMENTE DOCUMENTO COMPROBATORIO T SI DETERMINA DOCUMENTACIÓN T INTERESADO OBTIENE Y ENTREGA FIN DOCUMENTO COMPROBATORIO 1 ÁREA A QUIÉN DEBE TURNAR LA DOCUMENTACIÓN? DELEGACIÓN REGIONAL ELABORA Y RECABA FIRMA DOCUMENTO COMPROBATORIO O INTERESADO COORDINACIÓN DE DELEGACIONES REGIONALES O SECREARÍA DE EDUCACIÓN DOCUMACIÓN COMPROBATORIA 0-1 INTERESADO FIN 1 C INFORMA VERBALMENTE FECHA TURNA TITULAR CORRESPONDIENTE ELABORA Y RECABA FIRMA DOCUMACIÓN COMPROBATORIA 0 OFICIO DE REMISIÓN O-1 1 C FIN TURNA OFICIO DE REMISIÓN O DOCUMENTACIÓN T COORDINACIÓN DE DELEGACIONES O SECRETARÍA DE EDUCACIÓN OFICIO DE REMISIÓN 1 C 12 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

13 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO 4. GLOSARIO Término Gestión Oficinas Centrales Interesado Definición Hacerlos trámites o diligencias necesarias para resolver un asunto. Son las áreas establecidas en las instalaciones de la Secretaría de Educación, ubicadas en el km. 4.5 de la carretera federal Xalapa-Veracruz, en la ciudad de Xalapa. Es la persona que acude a la Delegación a solicitar un trámite o servicio. 13 MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

14 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO 5. DIRECTORIO Profr. Margarito Maqueda Zumaya Delegado Regional de Tantoyuca Galeana No. 179 Esq. Con M. Ocampo, Centro C.P , Tantoyuca, Veracruz (789) / , Red (228) ext Lic. Martha Emilia Rodríguez Sánchez Encargada de la Delegación Regional de Túxpam Avenida Independencia No. 190, Col. Enrique Rodríguez Cano C.P , Túxpam, Veracruz (783) / , ext. 7836, 7837 y 7566 Profr. Ricardo Arturo Portilla Espindola Delegado Regional de Huayacocotla Benito Juárez No. 1 int 8, Centro C.P , Huayacocotla, Veracruz (774) / Lic. Romina Adhara Amezcua Aguirre Delegada Regional de Poza Rica David Alfaro Siqueiros No. 4, Col. Magisterio C.P , Poza Rica, Veracruz (782) / / / , Red (228) ext. 7832, 7833 y 7838 Ing. Miguel Angel Nuñez Bustos Delegado Regional de Martínez de la Torre Boulevard Luis Donaldo Colosio No. 413, Col. Yucatán C.P , Martínez de la Torre, Veracruz (232) / , Red (228) ext y 7831 Lic. María Concepción López Ruíz Delegada Regional de Coatepec Ignacio Zaragoza No. 21, Centro C.P , Coatepec, Veracruz (228) / / , Red (228) ext. 7820, 7096, 7822 y 7821 Lic. María Estela Rodríguez Olguín Delegada Regional de Córdoba Av. 15 s/n entre calle 28 y 28-A, Col. Nuevo Córdoba C.P , Córdoba, Veracruz (271) / , Red (228) ext y MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

15 DELEGACIÓN REGIIONAL TIPO 5. DIRECTORIO Lic. Fernando Hugo Solano Garcia Delegado Regional de Orizaba 2da. Privada de 20 de Noviembre, Col. Espinal C.P , Orizaba, Veracruz (272) / / , Red (228) ext y 7851 C.P. Gerardo Calihua Contreras Delegado Regional de Zongolica Av. Ignacio Zaragoza No. 15-A, Centro C.P , Zongolica, Veracruz (278) Lic. Sonia Colorado Alfonso Delegada Regional de Veracruz Negrete No. 91, Col. Zaragoza C.P , Veracruz, Veracruz (229) / / / / / , Red (228) ext y 7882 Profr. Mario Mota Cerrillo Delegado Regional de Cosamaloapan Av. Joaquín Arroniz, Centro C.P , Cosamaloapan, Veracruz (288) / / , Red (228) ext y 7811 Lic. Lorenzo Francisco Hermida Mayans Delegado Regional de Coatzacoalcos Km. 9.5 Carretera Antigua Minatitlán-Coatzacoalcos-Cánticas, Col. Tesoro C.P , Coatzacoalcos, Veracruz (921) / / , Red (228) ext. 7800, 7801 y MANUAL ESPECÍFICO DE PROCEDIMIENTOS

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17 DELEGACION REGIONAL TIPO Créditos Beatriz F. Cabrera Excelente Nombre del responsable del área a la que pertenece el manual Ricardo Camacho Lozano Coordinación Ejecutiva Leticia López Bonilla Armando Ortega Luna Coordinación Operativa Elia Juárez Consultoría Nubia A. Castañeda Moctezuma Revisión Jesus Eduardo Virto Pérez Integración

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